چهار مرحله پیاده‌سازی کوچینگ سازمانی!
به عنوان یک قانون ساده، همه وظایف کوچینگ با چهار مرحله کلیدی شروع می شوند که متوالی هستند و تا حدی همپوشانی دارند. چه کوچینگ توسط یک مربی حرفه ای خارجی آموزش داده شود و چه یک مربی داخلی، بهترین روش برای سازمان این است که از این فرآیند چهار مرحله ای یا موارد مشابه پیروی کنند:
• آماده‌سازی (فهرست نهایی و انتخاب کوچ توسط مدیر). این شامل یک جلسه «آشنایی» بین کوچ و مدیر است تا اطمینان حاصل شود که هر دو احساس می‌کنند می‌توانند به‌طور مؤثر و سازنده با دیگری کار کنند.
• تنظیم قرارداد که باید مدیر با انتظارات، نتایج و حدومرزها موافقت کند.
• کوچینگ در یک دوره توافقی (به‌عنوان‌مثال ۶ تا ۸ جلسه در طول ۶ الی ۹ ماه) اتفاق می‌افتد.
• ارزیابی فرآیند برای بررسی میزان موفقیت در رسیدن به اهداف و انتظارات سازمان.
این چهار مرحله را در ادامه با جزئیات بیشتری توضیح می‌دهیم:
آماده‌سازی
مدیر یا مسئول انتخاب کوچ برای سازمان که می‌توانید مدیر منابع انسانی باشد یک کوچ را بر اساس معیارهای زیر انتخاب می‌کند:
• چندین سال تجربه به‌عنوان یک کوچ حرفه‌ای
• سابقه قابل‌اثبات موفقیت با مشتریان مختلف
• صلاحیت‌ها شامل دانش ابزارهای روان‌سنجی و غیره
• نرخ هزینه، در دسترس بودن و انعطاف‌پذیری شما در مورد سفر و غیره
• تعهد شما به نظارت و توسعه مستمر خودتان
حداقل یک و اغلب حداکثر سه کوچ در فهرست نهایی قرار می‌گیرند تا به‌طور غیررسمی به‌صورت یک‌به‌یک با کوچ ملاقات کنند تا در موردنیاز آنها برای کوچ صحبت کنند. این اغلب جلسه آشنایی نامیده می‌شود. قبل از پذیرش شرکت در یک جلسه آشنایی، باید روشن باشید که شرایط کسب و کار (هزینه‌ها، سفر، طول جلسات، مدت زمان تکلیف، نتایج مورد انتظار و غیره) به‌گونه‌ای است که شما احساس راحتی، توانایی و شایستگی برای پذیرش تکالیف خواهید داشت.
جلسه آشنایی
هدف از جلسه این است که مدیر و کوچ با یکدیگر آشنا شوند، مدیر سؤالاتی در مورد سبک و رویکرد کوچ می پرسد و اینکه آیا هر دو موافقید که می‌توانید در یک رابطه کوچینگ با موفقیت با هم کار کنید. همچنین باید در مورد اینکه چند وقت یکبار ملاقات خواهید کرد، کجا و چه زمانی، و قوانین اساسی مانند رازداری و مرزها صحبت کنید. از دیدگاه خود به‌عنوان یک کوچ، باید در نظر بگیرید که آیا:
• اگر اسپانسر دیگری غیر از مدیر وجود داشته باشد، مشخص است که خطوط ارتباطی چیست؟ چه کسی قرارداد را امضا می‌کند/مالک آن است؟
• آیا مشخص است که موفقیت چگونه خواهد بود و چگونه ارزیابی می‌شود؟
• آیا واضح است که کوچینگ مداخله مناسبی است تا راهنمایی یا مشاوره/درمانی؟
• آیا مشخص است که مدیر از روند کوچینگ حمایت می‌کند و نه صرفاً به دلیل اینکه کوچینگ را ضعیف مدیریت کرده‌اند، از هزینه‌ها عبور نمی‌کند؟
• آیا سازمانی است که می‌توانید در آن احساس راحتی کنید که با ارزش‌ها و باورهای شخصی خود کار کنید؟
• شما باید ظرف ۷ تا ۱۰ روز پس از جلسه آشنایی از اسپانسر بشنوید که آیا انتخاب‌شده‌اید یا خیر. مرحله بعدی تشکیل جلسه قرارداد است.
تنظیم قرارداد
بهترین تمرین و معمولاً به‌عنوان بخشی از فرآیند مربیگری سازمانی، اجباری است که یک جلسه قراردادی برگزار شود. هدف از این جلسه، ترجیحاً رودررو، این است که اطمینان حاصل شود که همه طرف‌ها در مورد اینکه کوچینگ برای چیست، موفقیت چگونه به نظر می‌رسد، مدت‌زمان، و قوانین اساسی و مرزها همسو هستند.
این جلسه به مدیر اجازه می‌دهد تا بفهمد که شما و کارآموز روی چه چیزی تمرکز خواهید کرد و چه نتایجی ممکن است از کوچینگ انتظار داشته باشد. همچنین به آنها این فرصت را می‌دهد که موافقت با دادن هر زمانی که برای کوچینگ در ساعات کاری لازم است، به کوچ کمک کنند تا در صورت مفید بودن، حمایت کوچینگ تکمیلی خود را ارائه دهند. از این جلسه باید مشخص شود که اهداف عمومی کوچینگ چیست – این‌ها نتایج عملکرد قابل‌اندازه‌گیری و مورد انتظار از کوچینگ است که همه طرفین با آن موافقت می‌کنند.
همچنین مشخص بودن مرز محرمانه بودن در این مرحله حیاتی است. مکالمات کوچینگ بین کوچ و کارآموز محرمانه است. مدیر و هر شخص ثالث دیگر باید به این موضوع احترام بگذارند. مگر اینکه شما به‌عنوان کوچ به دلیل غیرقانونی بودن یا نگرانی برای رفاه یا امنیت او یا دیگران، چیزی را در مورد کارآموز فاش کنید، محتوای گفتگوهای شما با کارآموز شما خصوصی است. انتظار این است که کارآموز بخش‌های مربوط به مکالمات کوچینگ را که بر اهداف، توسعه، یادگیری و عملکرد خود در محل کار تأثیر دارد، با مدیر و یا بخش منابع انسانی خود در میان بگذارد.
تدارکات، زمان و مدت نیز باید توافق شود. سپس می‌توان خلاصه‌ای از این قرارداد را در اختیار همه افراد درگیر قرار داد تا از همان ابتدا از وضوح و همسویی اطمینان حاصل شود. ممکن است یک قرارداد الگو برای این کار در بخش منابع انسانی شرکت موجود باشد.
کوچینگ
کوچینگ اکنون بین شما و کارآموز ادامه می‌یابد، جلساتی که معمولاً هرکدام حدود دو ساعت طول می‌کشد و معمولاً ۳ تا ۴ هفته از هم فاصله دارند، گاهی اوقات بیشتر. جلسات ترجیحاً حضوری هستند اما در صورت لزوم ممکن است از طریق تلفن یا دیگر پیام رسان ها انجام شود. مدت کوچینگ معمولی ۶-۸ جلسه است، البته این می‌تواند متفاوت باشد.
پس از جلسه ۳ یا ۴، ممکن است بین شما، مدیر و کارآموز برای بررسی پیشرفت به‌سوی اهداف موردتوافق، یک بررسی میان برنامه موردتوافق قرار گیرد. این فرصتی است برای کارآموز تا آموخته‌های خود را به اشتراک بگذارد، دستاوردهای خود را تاکنون تصدیق کند و به جلسات بعدی کوچینگ نگاه کند.
ممکن است سه نفر از شما با تغییری در اهداف اصلی موافقت کنید یا یک یا چند نفر از شما ممکن است بخواهید قوانین اساسی را بازبینی یا مجدداً تأیید کنید. به این می‌گویند قرارداد مجدد. اگر کارآموز زودهنگام به موفقیت دست یابد و پس از ۴ یا ۵ جلسه به اهداف خود برسد، ممکن است تصمیم بگیرید که کوچینگ را پایان دهید یا برای جلسات بعدی برای رسیدن به اهداف دیگر دوباره قرارداد ببندید.
ارزیابی
هنگامی‌که تعداد جلسات مربیگری از قبل توافق شده تکمیل شد، باید یک جلسه نهایی برگزار شود تا در مورد آنچه کوچینگ به دست آورده است، آنچه کارآموز آموخته است، و اقدامات بعدی که آنها انجام خواهند داد، بحث شود. این همچنین فرصتی برای شما به‌عنوان کوچ است که هم از کارآموز و هم از مدیر خط آنها درباره ارزشی که به‌عنوان مربی اضافه کرده‌اید بازخورد دریافت کنید.
در صورت لزوم می‌توان در این مرحله با قرارداد مجدد برای جلسات بعدی موافقت کرد. احتمالاً یک فرم / نظرسنجی بازخورد کوچینگ برای بخش منابع انسانی تکمیل می‌شود تا اثربخشی مربیگری در سازمان در طول زمان ارزیابی شود.
منبع: blog.coaching-focus