چگونه یک «گفتگوی کوچینگی» داشته باشیم؟
مکالمات و گفتگوی کوچینگ در یک محیط کار به ندرت شکل می‌گیرد، زیرا مدیران تصور می‌کنند حتما برای کمک به افراد زیردست باید راه حل ارائه کنند. اما این نوع کمک اصلا مفید نبوده و منجر به پرورش کارمندان فاقد اعتماد به نفس می‌شود.
توانایی شروع – و برگزاری – مکالمه مربیگری، یک مهارت رهبری تحول آفرین است. از طریق کوچینگ به افراد کمک می کنید تا خودآگاه تر شوند. شما تجربیات را به فرصت های یادگیری تبدیل می کنید، نقاط قوت را پرورش می دهید و چالش ها را بررسی می کنید.
گفتگوی کوچینگی
هدف از گفتگوی کوچینگی این است که کوچ به طرف دیگر فرصت دهد پیرامون راه حل مورد نظرش به طور عمیق فکر کند. وقتی شخصی صدای خودش را می‌شنود که با یک نفر دیگر در مورد مساله ای صحبت می‌کند و آن شخص گوشی شنوا دارد، با سوالات دقیقی که می پرسد او را به کاوش وا می‌دارد و به اجرای راه حل نهایی متعهدتر می‌شود.
بسیاری از محققان بر این باور هستند که مکالمات کوچینگ می تواند فرهنگ مربیگری ایجاد کند. نتیجه چنین فرهنگی تبدیل می شود به:
- تعهد شغلی
- رضایت شغلی
- افزایش روحیه همکاری و کار گروهی
باید توجه داشت که مکالمات کوچینگ مختص به مدیران نیست. بلکه هر فرد با تجربه ای می تواند یک مکالمه مربیگری انجام دهد. مربیان می توانند به افرادی که آماده شناسایی مشکلات و یافتن راه حل هستند کمک کنند.
مدل‌های گفت‌وگوی کوچینگی
محوریت اصلی فرایند کوچینگ، گفتگوی کوچینگی بین دو نفر است. برای ساختارمندی گفتگوهای کوچینگی، نیاز به استفاده از فرایند نظام‌مند است. در ادامه مدل‌های مختلف برای گفتگوهای کوچینگی تعریف می‌شود.
1-مدل GRoW
GOAl(هدف) = در گفتگوی کوچینگی باید هدف از جلسه مشخص باشد تا مکالمه هدفمند شود.
در این مرحله سؤالات زیر پرسیده می‌شود:
- هدف از این گفتگو چیست؟
- به چه هدفی می‌خواهید برسید؟
- چطور متوجه می‌شوید به هدف رسیده‌اید؟
- این هدف چقدر برای تو اهمیت دارد؟
- دوست دارید کی به این هدف برسید؟
REALITY(واقعیت) =در این مرحله باید مشخص شود نسبت به هدف در کجا قرار داریم. در این مرحله می‌توان از نمونه سؤالات زیر استفاده کرد:
- جزئیات موقعیت فعلی چیست؟
- کسی را می‌شناسید که چنین موقعیت مشابهی را داشته باشد؟
- بزرگ‌ترین موفقیت شما در این زمینه تاکنون چه بوده است؟
- به چه موانعی در این زمینه روبرو هستید؟
OPTIONS: (گزینه)= در این مرحله ایده‌ها و راه‌حل‌های کوچی را از دهان او بیرون می‌کشید.
در این مرحله می‌توان از نمونه سؤالات زیر استفاده کرد:
- اگر قادر باشید فهرستی از اقداماتی را که می‌توانید انجام دهید، شامل چه چیزهایی است؟
- چطور این لیست را اولویت‌بندی می‌کنید؟
- مزایا و معایب هر یک از گزینه‌ها کدام است؟
- در گذشته چه روش‌هایی خوب بوده و عمل کرده است؟
WILL(خواسته) = در این مرحله کوچی بهترین گزینه را انتخاب و نحوه به اجرا درآوردن آن را بررسی می‌کند. و از نمونه سؤالات زیر استفاده کرد:
- چه‌کاری می‌کنید؟
- کدام گزینه را انتخاب کردید؟
- چه زمانی می‌خواهید انجام بدید؟
- قدم بعدی چه هست؟
- چه حمایتی از من می‌خواهید؟
- چگونه پیشرفت را ارزیابی می‌کنید؟
2-مدل ORACLE
OUTCOME(نتیجه) = تعیین نتیجه نخستین مرحله است. بنابراین از کوچی سؤال بپرسید نتیجه مطلوب از نظر او چیست؟ او را تشویق کنید با کمک احساسات لحظه‌ای را توصیف کند که به نتیجه رسیده است.
REAL ISSUE(واقعیت)= در این مرحله کوچی باید با ابعاد مسئله روشن شود. در این مرحله بررسی کنید:
- آیا موضوع مطرح‌شده موضوع اصلی است؟
- آیا موضوعات دیگر باید بررسی شود؟
ALTERNATIVES(گزینه‌ها)=در این مرحله با سؤالات هوشمندانه به کوچی کمک کرده گزینه‌ها و راهکارها را پیدا کند.
راه‌حل را به شکل متفاوت بیان کند و با پرسش‌های مبهمی مثل ایده دیگری ندارید؟ او را به فکر کردن ترغیب کنید. و تمامی ایده‌ها را جمع‌آوری کرده و بازتاب دهید.
LIKELIHOOD OF SUCCESS(احتمال موفقیت)=در این مرحله به کارمند فرصت بدید تا احتمال موفقیت گزینه‌ها را بررسی کند. و بررسی کند کدام گزینه مناسب‌تر است؟
EXECUTE (اجرا)=در این مرحله با کمک کوچی طرحی را آماده و درباره چگونه عملی شدن آن گفتگو کنید.
3-مدل coffee break
این مدل بر پایه oracle است و زمانی که کوچی در شرایط سختی قرار دارد و زمان کافی ندارد می توان از این تکنیک استفاده کرد. در این مدل کوچی ابتدا موضوع را با چند مثال توضیح دهد و تصویر واضحی از شرایط را می‌گوید. سپس موانع را در سه دسته لیست می‌کند.
- موانعی که در کارمند است.
- منابعی که در دیگران است
- موانعی که مربوط به شرایط است.
در ادامه مزایا و معایب هریک از گزینه‌ها را بررسی و در نهایت راه‌حلی که امکان موفقیت دارد انتخاب می‌گردد.
4-مدل OSKAR
OUTCOME(نتیجه)=در این مرحله مشخص می‌کنید کوچی می‌خواهد به چه چیزی برسد. مثلاً می‌پرسیم چه چیزی در بلندمدت می‌خواهید به دست آورید؟
SCALING(مقیاس بندی) =در این مرحله بررسی کنید که کوچی الآن نسبت به نتیجه مطلوب چه وضعی دارد و از او بپرسید؛ در مقیاس یک تا ده در کجای مسیر رسیدن به هدف قرار دارد و حاضر است چه‌کاری انجام دهد تا کمی جلوتر رود. همنیطور از او پرسیده شود چطور می‌فهمید در این مسیر جلو رفته اید؟
KNOW HOW(دانسته‌ها) =در این مرحله نقاط قوت کوچی مثل دانش و مهارت‌ها و ویژگی‌های او را کشف کرده و در او با توجه به نقاط قوتی که دارد، اعتمادبه‌نفس ایجاد می‌کنیم.
نمونه سؤالاتی که در این مرحله کمک می‌کنند عبارت‌اند از:
1. در حال حاضر چه دانش و مهارت و ویژگی‌هایی دارید که به تو کمک خواهد کرد؟
2. قبلاً چه کار متفاوتی برای به دست آوردن نتیجه انجام داده‌اید؟
AFFIRM AND ACTION (تأیید و اقدام)=در این مرحله درباره نقاط قوت کوچینگ بازخورد مثبت می‌دهید مثلاً می گوییم:
- من تحت تأثیر دانشی که تو در این حوزه دارید قرار گرفتم.
- با توجه به صحبتهای که کردید این راه‌حل مناسب است.
در واقع اقدام یعنی؛ به کوچی کمک کرده کارها و اقدامات را مشخص کند.
REVIEW (بررسی)=در این مرحله به بررسی میزان پیشرفت ناشی از اقدامات پرداخته می شود. درواقع تأکید بر بررسی نتایج مثبت است.
5-مدل ARNA
AIMS (تصمیم می‌گیرد به کجا برود؟) در این مرحله موضوع‌یابی و تعیین اهداف صورت می‌گیرد. اهداف باید مشخص، قابل‌اندازه‌گیری، قابل‌دستیابی، مرتبط و مهم و دارای زمان باشد.
REALITY (مشخص می‌کند که از کجا قرار هست حرکت کند) در این مرحله به بررسی واقعیت‌ها و شواهد موجود درباره موضوع می‌پردازد. نمونه سؤالاتی که در این مرحله کمک می‌کند. عبارت‌اند از:
- مسئله و ابعاد موضوع چیست؟
- فکر می‌کنید دلایل بروز انتقال چیست؟
- برای حل مسئله چه موانعی می‌بینید. انتظار تو در این مواقع چیست؟
- اگر راهکارهای قبلی جواب نداده علت آن چیست؟
NEW IDEA (راه‌های مختلف سفر را بررسی می‌کند)=این مرحله به معنای شناسایی ایده‌ها و راهکارهای جدید است. نمونه سؤالاتی که در این مرحله کمک می‌کند عبارت‌اند از:
- راه‌حل‌های این مسئله کدم‌اند و گزینه‌های ممکن چیست؟
- مزایا و معایب هر یک از گزینه‌ها چیست؟
- اگر محدودیت‌ها برداشته شود چه راه‌هایی وجود دارد؟
- چه‌کارهایی دیگران کردند که ممکن است به تو کمک کند؟
- در گذشته وقتی در شرایط مشابه الآن قرار می‌گرفتید چه می‌کردید؟
- چگونه می‌توانید با یک تیر دو نشان بزنید؟
- چه کسی می‌تواند در این زمینه به تو کمک کند؟
ACTION (برای سفر اقدام و به مقصد می‌رسد) = در این مرحله اقدامات برای اجرای راهکار منتخب تعیین می‌گردد. اقدامات اجرایی باید دارای وضوح برنامه زمانی تعهد موعد زمانی باشد. نمونه سؤالاتی که در این مرحله کمک می‌کند عبارت‌اند از:
- اکنون باید چه‌کاری انجام دهید و از چه زمانی؟
- اقداماتی که باید تا جلسه آینده انجام دهید چیست؟
- نیاز است چه کسانی بدانند برنامه‌ات چیست؟
- چه زمان‌بندی برای اجرا مدنظر دارید؟
- معیارها و سنجش‌هایت برای موفقیت چیست؟
برخی از تجارب مکالمه مربیگری در راهروها، کافه تریاها، فضاهای کاری، چت های مجازی و تماس های ویدیویی در طول روزمره بدست می آید. هنگامی که افراد کافی در یک سازمان شروع به مربیگری یکدیگر کنند، فرهنگ سازمانی می تواند تغییر کند. با رسیدن به یک توده بحرانی، با افرادی که گفتگوهای مربیگری صریح با یکدیگر در کل شرکت دارند، اتفاق قدرتمندی شروع می شود. روابط تیمی تقویت می شود، مشارکت کارکنان افزایش می یابد و عملکرد تجاری بهبود می یابد.
به طور خلاصه، تعاملات در کل سازمان، چه به صورت حضوری و چه مجازی، صادقانه تر و مؤثرتر می شوند و همه این مکالمات مربیگری با هم شروع به ایجاد فرهنگ بهتر در سازمان می کنند.
تشخیص زمان برگزاری مکالمه مربیگری
ابتدا، مشخص کنید که چه زمان فرصت مناسبی برای مکالمه کوچینگ است. همه زمانها برای مکالمات کوچینگ مناسب نیستند. برای تشخیص اینکه چه زمانی فردی آماده گفتگوی مربیگری است، به نشانه های او توجه کنید. به عباراتی مانند:
- آیا می توانید به من کمک کنید تا به موضوعی فکر کنم؟
- من می خواهم برای مشکل پیش رو از شما ایده بگیرم!
- من به هفکری شما نیاز دارم!
در این لحظات می توانید یک مکالمه معمولی را به فرصتی برای گفتگوی کوچینگی تبدیل کنید.
3. مرحله برای انجام مکالمات مربیگری
در این مرحله 3 دستورالعمل را برای برگزاری یک مکالمه مربیگری به خاطر بسپارید:
- با دقت گوش کن
- متفکرانه پاسخ دهید.
- در مقابل تحمیل راه حل خود مقاومت کنید.
1. با دقت گوش کنید.
تصور نکنید که گفتگو در مورد چیست یا چه مسیری را باید طی کند. واقعاً گوش کنید و فضایی را برای دیگران فراهم کنید تا فکر کنند، تأمل کنند و ایده خودشان را بیان کنند. با ایجاد مهارت گوش دادن فعال، این موضوع را شروع کنید.
2. متفکرانه پاسخ دهید.
افرادی که با اعتماد به نفس به نظر می رسند معمولاً هنگام پاسخ دادن به سؤالات وقت می گذارند. سعی کنید در صورت امکان به آهستگی صحبت کنید و به سوال پاسخ دهید. اگر احساس می‌کنید که برای جمع‌آوری افکارتان به یک لحظه نیاز دارید، به راحتی بگویید: «این سؤال خوبی است. بگذارید یک لحظه در مورد آن فکر کنم.» همچنین، می توانید توضیح بیشتری از طرف مقابل بخواهید.
3. راه حل ارائه ندهید!
گفتگوی کوچینگی در مورد یادگیری شخص مقابل است نه در مورد نظر یا تخصص شما. بر اساس علوم اعصاب، هنر واقعی مکالمه متعادل کردن ترکیب مناسبی از چالش و حمایت است. شنیدن صحبتهای طرف مقابل از نظر روانی به شدت به او اعتماد به نفس می دهد.
زمانی که این نسبت درست باشد – و به روشی معتبر و نه فرمولی تمرین شود – چالش پذیرفته می‌شود و در واقع به جای ایجاد حالت تدافعی، گفتگوی سازنده‌تری را تقویت می‌کند.
وقتی بتوانید با دقت گوش دهید، متفکرانه پاسخ دهید و راه حل خود را تحمیل نکنید، از توانایی یک گفتگوی کوچینگی برخوردار هستید.