مسلماً برنامه ریزی مهمترین عنصر در فرآیند کوچینگ است. جلسات کوچینگ باید برای کمک به اجراکنندگان در دستیابی به اهداف کوتاه مدت، میان مدت و بلندمدت برنامه ریزی شود که بر محتوا، مدت، سرعت و ساختار جلسه تأثیر می گذارد.

برنامه‌های مؤثر باید به گونه‌ای طراحی شوند که نیازهای فرد یا تیم را برآورده کنند، حاوی اهداف چالش برانگیز و خاص باشند و برای دستیابی به اهداف قابل اجرا سازگار باشند.

برنامه جلسه یک طرح سازماندهی شده است که به مربی اجازه می دهد تا اهداف خاص را ارائه، نظارت و ارزیابی کند. فرآیند برنامه ریزی باید مدت زیادی قبل از شروع فصل یا اجرا شروع شود و مربی باید اطلاعات خاصی را برای تکمیل فرآیند برنامه ریزی قبل از برگزاری جلسه جمع آوری کند. این اطلاعات می تواند شامل موضوعات زیر باشد:

• گروه چه کسانی هستند
• تجربه و توانایی قبلی
• نیازهای فردی
• سن شرکت کنندگان (جوانان یا بزرگسالان)
• جنسیت
• اهداف و مقاصد جلسه
• طول جلسه
• محل
• نیاز به امکانات و تجهیزات

ایجاد برنامه های جلسه

این بخش مشخص می کند که خود طرح جلسه چگونه باید ساخته شود. یک جلسه ممکن است 1 الی 2 ساعت یا گاهی بیشتر طول بکشد، بنابراین مربی باید بر اساس زمان موجود برنامه ریزی کند. هنگامی که تمام اطلاعات مربوطه جمع آوری شد، مربی باید بنشیند و طرح را بسازد و اطلاعات را ثبت کند.

مربی کوچینگ باید اطلاعات دیگری نیز جمع آوری کند. از جمله:

• تیم، سازمان یا مجری تحت مربیگری
• تاریخ جلسه
• شماره جلسه
• اهداف و مقاصد جلسه (بسیار مهم!)
• تعداد شرکت کنندگان
• توانایی گروه
• منابع مورد نیاز برای مربیگری جلسه

فرآیند مربیگری سه چرخه

باید توجه شود که مربی توسط سه عنصر اصلی برنامه ریزی، رهبری و بازتاب اهداف را تعیین می کند که به فرآیند مربیگری سه چرخه معروف است:

1. برنامه ریزی – برنامه ریزی ضروری است. طرح باید انعطاف پذیر باشد. باید نیازهای هر مجری را شناسایی و در نظر بگیرد. اقدامات کافی در جلسه باید برای تحقق اهداف و مقاصد برنامه ریزی شود.

2. رهبری – جلسه را رهبری کنید، که باید شامل آموزش، بازخورد، تمرین، پیشرفت، انگیزه و آرامش باشد.

3. انعکاس یا بازتاب – در مورد مواردی که خوب پیش رفت، چه چیزی به خوبی پیش نرفت، چگونه جلسه را می‌توانست بهبود بخشد، و چگونه برنامه عملی را برای بهبودهای پیشنهادی انجام دهید، تأمل کنید، مرور و ارزیابی کنید.

این یک روش بسیار ساده برای فرآیند برنامه ریزی کوچینگ است. زمانی که مربی در مراحل اولیه حرفه مربیگری خود است، برنامه ریزی بسیار اهمیت دارد و همانطور که مربی رشد می کند و تجربه کسب می کند، برنامه ریزی باید بیشتر مورد توجه و جزئیات بیشتر قرار بگیرد.

ارزیابی

ارزیابی عملکرد برنامه کوچینگ، برای یک کوچ موثر ضروری است. هم مربی و هم کوچ باید بفغمند که در مدتی که وقت و هزینه گذاشته اند چه دستآوردی برای آنها داشته است. پس مربی کوچینگ باید مراقب باشد که واقعاً چه زمانی جلسه را ارزیابی می کند.

توصیه می‌شود که مربی ارزیابی خود را چند روز بعد از جلسه بنویسد. دلیل اصلی این امر این است که یک اتفاق می تواند بر نتیجه جلسه تأثیر بگذارد. بنابراین، بهتر است زمانی که مربی قادر است دیدگاه روشن و عینی نسبت به رویدادها داشته باشد، به طور کامل تأمل کرده و سپس ارزیابی را بنویسید.

مربی هنگام ارزیابی جلسه کوچینگ باید نکات زیر را در نظر بگیرد:

• آیا اهداف و مقاصد عملی محقق شد؟

• آیا محتوا متناسب با نیاز شرکت کنندگان بود؟

آیا پیشرفت های مناسبی وجود داشت و آیا آنها در سطح مناسب قرار داد؟

• آیا مربی عملکرد را به طور موثر مشاهده، تجزیه و تحلیل و نظارت کرد؟

• آیا بازخورد به موقع و موثر هم به فرد و هم برای گروه ارائه شد؟

• آیا بازخورد از شرکت کنندگان در نقاط کلیدی در طول جلسه به دست آمد؟

• آیا بازخورد از دیگران (مربیان، مدیران و کارکنان پشتیبانی) به دست آمده است؟

• آیا سبک مربیگری و ارتباطات مناسب بود؟

• آیا مربی قوانین رفتاری یک مربی کوچینگ را رعایت کرده است؟

• چه تغییراتی برای جلسه مورد نیاز بود؟

• برای جلسه برنامه ریزی شده بعدی چه تغییراتی لازم است؟

تمرین بازتابی

توانایی انتقاد از خود برای تبدیل شدن به یک مربی موثر اساسی است. مربی باید به دنبال بهبود مستمر در طیفی از مهارت‌ها باشد، مانند:

• برنامه‌ریزی
• مهارت
• تاکتیک
• ارائه عملکرد
• ارتباط
• ارائه بازخورد
• تعامل با مجریان

فرآیند مربیگری 5 مرحله ای

1. ایجاد هدف

کوچینگ باید با یک هدف روشن شروع شود. هدف یکی از سه نوع مکالمه است:

• رشدی (بهینه سازی نقاط قوت)
• شغلی (آماده شدن برای پذیرش مسئولیت)
• عملکردی (غلبه بر موانع یا برخورد با شکاف های عملکردی).

برای روشن شدن این هدف یا اهداف، سوالات زیر را از شرکت کننده مربی بپرسید:

• در پایان این گفتگو دوست دارید چه کاری انجام دهید؟
• وقتی امروز کارمان تمام شد، موفقیت چگونه به نظر می رسد؟
• دوست دارید به خاطر زمانی که با هم داریم به چه چیزی برسید؟

مهم است که این هدف را بپرسید و تأیید کنید تا درک و توافق متقابل وجود داشته باشد. واضح است که توافق متقابل زمانی که شکاف عملکردی وجود دارد می تواند چالش برانگیز باشد، با این حال این اولین گام در ایجاد یک مکالمه مربیگری موفق است و باید تا حد امکان توضیح داده شود.

2. درک از طریق ارزیابی

این یک مرحله کلیدی در هر مکالمه کوچینگ است و از مربی می‌خواهد که سؤالات روشنگرانه بپرسد، فعالانه گوش کند، در مواقع لازم سکوت کند. موقعیت را از دیدگاه‌های متعدد ببیند.  برای کمک به انجام این مرحله ارزیابی، پرسیدن این نوع سوالات را در نظر بگیرید ( سوالات بر اساس اهداف متفاوت خواهند بود):

• از این جلسه چه چیز یاد گرفتید؟
• در آینده چه کار را متفاوت انجام خواهید داد؟
• شما به طور فعال چه مهارتی دارید؟
• آیا می خواهید خود را برای نقش های آینده توسعه دهید؟

مهم است که سؤالات ارزیابی را باز و بدون کلمات محرک یا پیشرو مانند «چرا» (باعث حالت تدافعی) یا «درست» (به ویژه در انتهای جمله) نگه دارید.  درباره

در گذشته بودن می تواند فرصت های طلایی زیادی را هدر بدهد، اما آینده جایی است که نانوشته و پر از امکانات است.

3. ارائه بازخورد

این مرحله فرصتی را برای مربی فراهم می کند تا مشاهدات خود را با کوچ در میان بگذارد. این مرحله اگر به خوبی مدیریت نشود، می تواند مضر باشد. در نقش یک مربی، مهم است که به طرف مقابل اجازه دهید تا در صورت امکان، حوزه های تمرکز خود را شناسایی کند.

4. شناسایی اهداف

هدف گذاری جایی است که ارزیابی و بازخورد به عمل تبدیل می شود تا هدف گفتگو را محقق کند. این یک گام مهم برای رسانیدن به نتایج مثبت است.  مربی باید کوچ خود را راهنمایی کند تا یک هدف قابل دستیابی را انتخاب کند که حداقل 50 درصد شانس موفقیت داشته باشد.

انتخاب یک هدف با شانس کم موفقیت، احتمالاً باعث عدم مشارکت خواهد شد. سوالاتی که می توانید در این مرحله بپرسید:

سه اقدام خاص که به موفقیت شما کمک می کند چیست؟
چه زمانی این اقدامات را انجام خواهید داد؟
چگونه این اقدامات خاص با اهداف عملکرد کلی شما همسو می شوند؟

5. پیگیری

این مرحله آخر مسئولیت پذیری را تضمین می کند و کوچ را برای رسیدن به اهداف خود تشویق می کند. متأسفانه، این مرحله اغلب فراموش می شود یا بها داده نمی شود. پیگیری اهدافی که قبلا تغیین شده بود، در حصول اطمینان از انجام اقدامات بسیار مهم است. برای این منظور، یک مربی دو مهارت را به نمایش می گذارد:

1) تشخیص پیشرفت و پیروزی،

2) تشویق کوچ برای از رفع موانع

این دو مهارت برای اجرا و حمایت از برنامه های اقدام ضروری هستند. سوالات زیر می توانید در طول این مرحله بپرسید:

چه کسی از شما در دستیابی به اهدافتان حمایت می کند؟
چه موانعی ممکن است شما را از انجام آنها باز دارد؟
چه زمانی دوباره پیگیری کنم تا پیشرفت شما را بررسی کنم؟