رابطه برنامه ریزی و سازماندهی
برای اینکه بدانیم چه رابطه ای بین برنامه ریزی و سازماندهی چیست، نخست باید تعریفی از برنامه ریزی و سپس سازماندهی داشته باشیم و ضمن تشریح هر یک به رابطه آنها پی ببریم.
برنامه ریزی چیست؟
برنامه ریزی یک فرآیند فکری در مورد فعالیت های مورد نیاز برای رسیدن به هدف مورد نظر است. یکی از جنبه های مهم برنامه ریزی، رابطه آن با پیش بینی است. با این هدف که از اتفاقات آینده نتیجه مطلوب حاصل شود. یکی از تفاوتهای اساسی میان انسان و حیوان این است که حیوان فقط در زمان حال زندگی می کند. و انسان در سه زمان گذشته، حال و آینده سیاحت می کند:
- گذشته باعث آموختن تجربه است
- حال منزلگاه تصمیم گیری است
- آینده سکوی رشد و ارتقاء
انسان با تجزیه و تحلیل رویدادهای گذشته، دست به برنامه ریزی زمان حال می زند و آینده را رقم می زند. کارشناسان برنامه ریزی عقیده دارند که نگرش انسان نسبت به آینده باید از زاویه سه افق صورت بگیرد:
- افق باز
- افق دور
- افق روشن
افق باز
افق باز ضامن مانورِ فکری آدمی نسبت به مصالح و مسائل پیرامونی و یکی از عوامل دوری آدمی از اندیشه های محدود و برنامه های جزئی نگری است. هر انسانی که از افق باز بهره مند است، در برابر معادلات زندگی، به صورت خطی نمی اندیشد. بلکه نگرش او حالت شبکه ای و گسترده دارد و راه حل های مختلف را فقط از زاویه یک راه نمی بیند و به اصطلاح پژوهشگران، به ورطه تک سبب بینی نمی افتد، لذا راههای مختلف را آزمایش می کند. افق باز روش مؤثری در نگرش است و در همه فعالیتهای هدفمند به کار می آید.
افق دور
یکی از خصلتهای ممتاز انسان، خصلت دور اندیشی (Proridence) است. افق دور در نگاه و نگرش آدمی، ضامن شفاف شدن ابهامات آینده است و تصمیمات آتی را رقم می زند. افراد دور اندیش در مقایسه با دیگران، تصویری شفافتر در مسائل، رفتارها، عکس العمل، رویدادها و اتّفاقات دارند.
افق روشن
بهره مندی انسان از زاویه روشن و کم ابهام، با استفاده از دو افق قبلی میسّر است. افق روشن محصول دو افق دور و باز است. افقِ روشن، میوه انسان در اصل برنامه ریزی بهینه و کارآمد برای آینده در حال اتّفاق است.
محصول این سه افق، بحث شناخت (Recognition) است. بنابراین سه افق، اساس برنامه ریزی عبارت است از:
- خودشناسی.
- جهت بخشی فعالیت‌ها.
- بهبود کیفیت زندگی در ظرف زمان.
ویژگی های برنامه ریزی
کارکرد مدیریتی: برنامه ریزی اولین و مهمترین کارکرد مدیریتی است که پایه و اساس سایر وظایف مدیریت یعنی سازماندهی، کارکنان، هدایت و کنترل را فراهم می کند، زیرا در حاشیه برنامه های انجام شده انجام می شود.
هدف گرا: بر تعریف اهداف سازمان، شناسایی مسیرهای اقدام جایگزین و تصمیم گیری برنامه اقدام مناسب که برای دستیابی به اهداف باید انجام شود، تمرکز دارد.
فراگیر: فراگیر است به این معنا که در تمام بخش ها وجود دارد و در تمام سطوح سازمان مورد نیاز است. اگرچه دامنه برنامه ریزی در سطوح و بخش های مختلف متفاوت است.
فرآیند مستمر: برنامه ها برای یک دوره خاص، مثلاً برای یک ماه، سه ماهه، یک سال و غیره تنظیم می شوند. پس از اتمام آن دوره، با در نظر گرفتن الزامات و شرایط حال و آینده سازمان، برنامه های جدیدی ترسیم می شود. بنابراین، این یک روند مستمر است، زیرا طرح ها در چارچوب، اجرا شده و توسط طرح دیگری دنبال می شوند.
فرآیند فکری: این یک تمرین ذهنی است که شامل به کارگیری ذهن، فکر کردن، پیش بینی، تصور هوشمندانه و نوآوری و غیره است.
آینده نگر: در فرآیند برنامه ریزی، نگاهی گذرا به آینده می اندازیم. این شامل نگاه به آینده، تجزیه و تحلیل و پیش بینی آن است تا سازمان بتواند به طور موثر با چالش های آینده روبرو شود.
تصمیم گیری: تصمیم گیری در مورد انتخاب روش های جایگزینی که می تواند برای رسیدن به هدف اتخاذ شود، گرفته می شود. جایگزین انتخاب شده باید در بین همه بهترین باشد، با کمترین تعداد پیامدهای منفی و بیشترین تعداد پیامدهای مثبت.
برنامه ریزی به تعیین اهداف و تدوین برنامه برای دستیابی به آنها مربوط می شود. این فرآیند به مدیران کمک می کند تا شرایط فعلی را تجزیه و تحلیل کنند تا راه های دستیابی به موقعیت مطلوب در آینده را شناسایی کنند.
اهمیت برنامه ریزی
- به مدیران کمک می کند تا عملکرد آینده را با تعیین اهداف و انتخاب یک مسیر به نفع سازمان بهبود بخشند.
- با آینده نگری، خطر و عدم اطمینان را به حداقل می رساند.
- هماهنگی فعالیت ها را تسهیل می کند. بنابراین، همپوشانی بین فعالیت ها را کاهش می دهد و کار غیرمولد را حذف می کند.
- از قبل بیان می کند که در آینده چه کاری باید انجام شود، بنابراین مسیر مشخص است.
- فرصت ها و تهدیدهای آینده را آشکار و شناسایی می کند.
سازماندهی چیست؟
سازماندهی (organizing) فرآیندی است که طی آن مدیران سازمان وظایف و کارها را میان کارکنان تقسیم کرده، منابع لازم را به آنها اختصاص داده و میان آنها هماهنگی ایجاد می‌کنند تا رسیدن به اهداف سازمانی را تسهیل کنند. به همین دلیل است که سازماندهی باید به صورت پیوسته در هر سازمانی جریان داشته باشد تا حیات و کارایی آن را تضمین کند.
سازماندهی جایگاهی مهم در حوزه مدیریت سازمانی دارد. در واقع، در یک تعریف بنیادین می‌توان مدیریت هر سازمان را شامل پنج فعالیت کلی دانست که عبارتند از:
- برنامه‌ریزی
- سازماندهی
- کارکنان
- رهبری و کنترل
برای اجرای هر کدام این پنج کارکرد، مجموعه‌ای از روش‌ها و نظریات وجود دارد که به شما امکان می‌دهد بتوانید سازمان خود را به شکل موفقی اداره کنید. سازماندهی یکی از فعالیت‌ها و بخش‌های اصلی مدیریت سازمان است که به دلیل داشتن مزایایی همچون بهبود کارایی و کاهش هزینه‌ها، برای کسب و کارها ضروری است.
مراحل سازماندهی
برای مدیریت اصولی یک کسب و کار، یکی از مهم ترین عوامل، سازماندهی مناسب منابع انسانی و مالی است. به طور کلی می توان فرآیند سازماندهی را به 7 مرحله تقسیم کرد، که این مراحل عبارت اند از:
- شناسایی و تقسیم کارها
- دسته بندی و گروه بندی کارها
- تخصیص وظایف به کارکنان
- تفویض اختیار
- تعیین سلسله مراتب سازمانی
- فراهم کردن منابع برای کارکنان
- هماهنگ سازی کارها و برنامه ریزی فعالیت ها
عناصر مهم سازماندهی
سازماندهی نیروی انسانی، منابع مالی و کارها و وظایف به روش های مختلفی صورت می گیرد، اما برخی از عناصر و فاکتورهای مهم در سازماندهی، عبارت اند از:
- تقسیم کار و وظایف
- واگذاری مسئولیت ها به افراد لایق
- هماهنگ کردن کارها و وظایف
- تعیین هدف
- ایجاد سلسله مراتب اختیارات و مسیئولیت ها
- برقراری ارتباط بین اعضای سازمان
مزایای سازماندهی
سازماندهی و مدیریت منابع و کارها، مزایای مختلفی دارد، اما اگر بخواهیم برترین مزیت های سازماندهی را نام ببریم، این مزیت ها عبارت اند از:
- بهبود و افزایش تخصص گرایی
- بهبود کارایی و افزایش بهره وری
- تعیین سلسله مراتب سازمانی
- افزایش همکاری و کاهش اختلاف میان کارکنان
- بهبود مشارکت کارکنان
- بهبود کنترل و نظارت
- استفاده بهینه از منابع سازمانی
- کاهش هزینه های اضافی
- افزایش انعطاف پذیری
- پیشرفت و ترقی پرسنل
نکته پایانی
با تشریح برنامه ریزی و سازماندهی به این نتیجه می رسیم که این دو بخش دو مقوله جدایی ناپذیر و مهمترین عناصر مدیریت به حساب می آیند. در مدیریت هیچ برنامه ریزی بی نیاز از سازماندهی نیست. و هیچ سازماندهی بدون برنامه ریزی کارایی ندارد.