نقش برنامه ریزی در مدیریت!
برنامه ریزی مقدم بر سایر بخش های مدیریتی است. فرآیند مدیریت با برنامه ریزی آغاز می شود. سازماندهی کارکنان، هدایت و کنترل آنها وابسته به برنامه ریزی است. اگرچه همه بخش های مدیریت به هم مرتبط هستند و به یک اندازه مهم هستند ولی برنامه ریزی تابع اصلی است که سایر توابع پایه لازم را از آن می گیرند.
برنامه ریزی یک کارکرد فراگیر مدیریت است و در بخش های مختلف هر سازمان قابل اجرا است. به عنوان مثال، در یک سازمان صنعتی، فعالیت های برنامه ریزی در بخش هایی زیادی به کار می رود. از جمله:
- برنامه ریزی تولید
- برنامه ریزی مواد
- برنامه ریزی بازاریابی و فروش
- برنامه ریزی نیروی انسانی
- برنامه ریزی نگهداری و …
در برنامه ریزی باید چند نکته مهم را دانست. اینکه:
- چگونه باید انجام شود؟
- چرا باید انجام شود؟
- چه افرادی مسئول برنامه ریزی و اجرای آن هستند؟
- جایی که نیاز به برنامه ریزی دارد، کجاست؟
برنامه ریزی شکاف بین جایی که سازمان در حال حاضر در آن قرار دارد و جایی که باید در آینده باشد را پر می کند. همچنین ذکر این نکته ضروری است که برنامه ریزی و کنترل از هم جدا نیستند. در واقع آنها دوقلوهای مدیریت هستند. هرگونه تلاش برای کنترل بدون برنامه بی معنی است.
ابزارهای مختلفی وجود دارد که برنامه ریزی را کنترل و تحت تأثیر قرار می دهد. از جمله:
- استراتژی ها
- سیاست ها
- قوانین و مقررات
هدف از برنامه ریزی در مدیریت
برنامه ریزی به کارکنان سازمان جهت می دهد. هنگامی که کارکنان بدانند سازمان چه کاری باید انجام دهند و هدف مدیریت کجاست و چگونه می توانند به مقصد برسند:
- فعالیت های خود را هماهنگ می کنند
- با یکدیگر همکاری می کنند و آنچه را که برای دستیابی به اهداف لازم است انجام می دهند
بدون برنامه ریزی، کارمندان حتی ممکن است با هدف در تقابل باشند و سازمان را از دستیابی موثر به اهداف برنامه ریزی شده بازدارند.
انواع برنامه ریزی
برنامه ریزی می تواند بلند مدت، میان مدت یا برنامه ریزی کوتاه مدت بر اساس دوره زمانی باشد. برنامه ریزی بلند مدت دارای چارچوب زمانی فراتر از پنج سال است، مشخص می کند که سازمان می خواهد در بلندمدت به چه چیزی تبدیل شود و سطح بالایی از عدم اطمینان را در بر می گیرد. برنامه ریزی میان مدت دارای بازه زمانی دو تا پنج ساله است و برای اجرای برنامه های بلند مدت طراحی شده است. برنامه ریزی کوتاه مدت دارای چارچوب زمانی یک ساله یا کمتر است و زمینه را برای عملیات روزانه سازمان فراهم می کند.
برنامه ریزی، برنامه های خاص یا برنامه های جهت دار ایجاد می کند. برنامه‌های خاص، برنامه‌هایی هستند که به وضوح تعریف شده‌اند که جایی برای تفسیر باقی نمی‌گذارند. برنامه‌های جهت‌دهی، برنامه‌های انعطاف‌پذیری هستند. اما مؤثرترین برنامه‌های جهت‌دهی کارکنان، بر فرهنگ سازمانی متمرکز است، همچنان که سیاست‌های کلی و خط‌مشی‌ها را هم مشخص می‌کند.