بیزینس کوچینگ رابین: برنامه ریزی یکی از وظایف اولیه مدیریت است و به این معناست که قبل از انجام و چگونگی انجام هر فعالیتی مشخص شود. قبل از انجام کار، مدیر باید در مورد نحوه کار روی یک کار خاص نظر بدهد. از این رو، برنامه ریزی با کشف و خلاقیت رابطه محکمی دارد. اما مدیر ابتدا باید اهدافی را تعیین کند. برنامه ریزی گامی اساسی است که مدیران در همه سطوح برمی دارند.

اهمیت برنامه ریزی

برنامه ریزی مهم است زیرا ما را راهنمایی می کند که به کجا برویم، جهت را نشان می دهد و با پیش بینی خطر، موانع و مشکلات را کاهش می دهد. برنامه ریزی، مهارتی است که با استفاده از آن می‌توان مسیر رسیدن به اهداف و خواسته‌های خود را طراحی کرد.

مزایای برنامه ریزی

• برنامه‌ریزی جهت‌ها را فراهم می‌کند
• برنامه ریزی احتمال خطر را کاهش می دهد
• برنامه ریزی فعالیت های همپوشانی و بیهوده را کاهش می دهد
• برنامه ریزی ایده های نوآورانه را تشویق می کند
• برنامه ریزی به تصمیم گیری کمک می کند

فرایند برنامه ریزی

از آنجایی که برنامه ریزی یک فعالیت است، اقدامات معقول خاصی برای هر مدیری وجود دارد که باید از آنها پیروی کند:

(1) تعیین اهداف

• این مرحله اولیه در فرآیند برنامه ریزی است که هدف یک سازمان را مشخص می کند، یعنی آنچه که یک سازمان می خواهد به آن دست یابد.
• فرآیند برنامه ریزی با تعیین اهداف آغاز می شود.
• اهداف نتایج نهایی هستند که مدیریت می خواهد با عملیات خود به آنها دست یابد.
• اهداف مشخص هستند و از نظر واحد قابل اندازه گیری هستند.
• اهداف برای سازمان به عنوان یک کل برای همه بخش ها تعیین می شود و سپس بخش ها اهداف خود را در چارچوب اهداف سازمانی تعیین می کنند.

مثال:

یک شرکت تلفن همراه هدف خود را برای فروش 200000 دستگاه در سال آینده تعیین کرده است که دو برابر فروش فعلی است.

(2) توسعه مکان های برنامه ریزی

• برنامه ریزی اساساً بر آینده متمرکز است و رویدادهای خاصی وجود دارد که انتظار می رود بر شکل گیری سیاست تأثیر بگذارد.
• چنین رویدادهایی ماهیت خارجی دارند و در صورت نادیده گرفته شدن بر برنامه ریزی تأثیر نامطلوبی می گذارند.
• درک و ارزیابی منصفانه آنها برای برنامه ریزی مؤثر ضروری است.
• این گونه رویدادها مفروضاتی هستند که بر اساس آنها طرح ها ترسیم می شود و به عنوان محل برنامه ریزی شناخته می شوند.

مثال:

شرکت تلفن همراه بر اساس پیش‌بینی‌های انجام شده بر اساس سیاست‌های مطلوب دولت در راستای دیجیتالی‌سازی تراکنش‌ها، هدف فروش 200000 واحد را تعیین کرده است.

(3) شناسایی دوره های اقدام جایگزین

• پس از تعیین اهداف، مفروضات مطرح می شود.
• سپس گام بعدی این است که بر اساس آنها عمل کنید.
• ممکن است راه های زیادی برای عمل و دستیابی به اهداف وجود داشته باشد.
• همه راه‌های جایگزین باید شناسایی شوند.

مثال:

شرکت موبایل جایگزین های زیادی مانند کاهش قیمت، افزایش تبلیغات و تبلیغات، خدمات پس از فروش و غیره دارد.

(4) ارزیابی مسیر اقدام جایگزین

• در این مرحله، جنبه‌های مثبت و منفی هر جایگزین باید در پرتو اهدافی که باید به آن دست یافت، ارزیابی شوند.
• هر جایگزینی از نظر هزینه کمتر، ریسک کمتر و بازده بیشتر، در محل برنامه ریزی و در دسترس بودن سرمایه ارزیابی می شود.

مثال:

شرکت تلفن همراه تمام گزینه های جایگزین را ارزیابی می کند و مزایا و معایب آن را بررسی می کند.

(5) انتخاب بهترین جایگزین

• بهترین طرح که سودآورترین و با حداقل اثرات منفی است اتخاذ و اجرا می شود.
• در چنین مواردی، تجربه و قضاوت مدیر نقش مهمی در انتخاب بهترین جایگزین دارد.

مثال:

شرکت تلفن همراه تبلیغات تلویزیونی و بازاریابی آنلاین بیشتری را با خدمات پس از فروش عالی انتخاب می کند.

(6) اجرای طرح

• این مرحله ای است که سایر کارکردهای مدیریتی در تصویر ظاهر می شوند.
• این مرحله مربوط به “انجام آنچه مورد نیاز است” است.
• در این مرحله، مدیران برنامه را به روشنی به کارکنان ابلاغ می کنند تا به تبدیل برنامه ها به عمل کمک کنند.
• این مرحله شامل تخصیص منابع، سازماندهی نیروی کار و خرید ماشین آلات است.

مثال:

شرکت تلفن همراه فروشندگان را در مقیاس بزرگ استخدام می کند، تبلیغات تلویزیونی ایجاد می کند، فعالیت های بازاریابی آنلاین را شروع می کند و کارگاه های خدماتی راه اندازی می کند.

(7) اقدام پیگیری

• نظارت مداوم بر برنامه و گرفتن بازخورد در فواصل زمانی معین، پیگیری نامیده می شود.
• نظارت بر برنامه ها برای اطمینان از اجرای برنامه ها طبق برنامه بسیار مهم است.
• بررسی های منظم و مقایسه نتایج با استانداردهای تعیین شده برای اطمینان از دستیابی به اهداف انجام می شود.

مثال:

مکانیزم مناسبی برای بازخورد توسط شرکت تلفن همراه در سراسر شعب آن ایجاد شد تا پاسخ واقعی مشتری، جمع آوری درآمد، پاسخ کارکنان و غیره مشخص شود.

فرآیند برنامه ریزی به شرح زیر است:

• توسعه اهداف
• توسعه وظایفی که برای دستیابی به آن اهداف مورد نیاز است
• تعیین منابع مورد نیاز برای اجرای آن وظایف
• ایجاد جدول زمانی
• تعیین روش پیگیری و ارزیابی
• نهایی شدن طرح
• توزیع طرح برای همه کسانی که در فرآیند برنامه ریزی مشارکت دارند

طبقه بندی طرح ها چیست؟

طرح ها را می توان به سه نوع طبقه بندی کرد:

• برنامه ریزی عملیاتی
• برنامه ریزی استراتژیک
• برنامه ریزی تاکتیکی

برنامه ریزی چه ویژگی هایی دارد؟

• برنامه ریزی یک کارکرد اولیه است
• برنامه ریزی هدف گرا است
• برنامه ریزی مستمر است
• برنامه ریزی آینده نگر است
• برنامه ریزی بر دستیابی به اهداف متمرکز است