مدیریت زمان چیست؟
مدیریت زمان فرآیند برنامه ریزی و کنترل میزان زمان برای صرف فعالیت های خاص است. مدیریت زمان به فرد این امکان را می دهد که در مدت زمان کوتاه تری کارهای بیشتری انجام دهد، استرس را کاهش می دهد و منجر به موفقیت شغلی می شود.
مزایای مدیریت زمان
مدیریت خوب زمان منجر به بهبود کارایی و بهره وری، استرس کمتر و موفقیت بیشتر در زندگی می شود. در اینجا برخی از مزایای مدیریت موثر زمان آورده شده است:
1. کاهش استرس
ایجاد و پیروی از یک برنامه کاری، اضطراب را کاهش می دهد. همانطور که موارد موجود در لیست “کارها” خود را بررسی می کنید، می بینید که پیشرفت ملموسی دارید. این به شما کمک می‌کند از احساس استرس و نگرانی در مورد انجام کارها جلوگیری کنید.
2. زمان بیشتر
مدیریت زمان خوب به شما زمان بیشتری می دهد تا کارهای بیشتری انجام دهید. افرادی که می توانند زمان را به طور موثر مدیریت کنند، از داشتن زمان بیشتری برای صرف سرگرمی ها یا سایر فعالیت های شخصی لذت می برند.
3. فرصت های بیشتر
مدیریت خوب زمان منجر به فرصت های بیشتر و اتلاف زمان کمتر برای فعالیت های بی اهمیت می شود. مهارت های خوب مدیریت زمان، ویژگی های کلیدی است که کارفرمایان به دنبال آن هستند. توانایی اولویت بندی و زمان بندی کار برای هر سازمانی بسیار مطلوب است.
4. توانایی تحقق اهداف
افرادی که مدیریت زمان را به خوبی انجام می دهند، بهتر می توانند به اهداف و مقاصد دست یابند و این کار را در مدت زمان کوتاه تری انجام دهند.
فهرست نکاتی برای مدیریت موثر زمان
پس از در نظر گرفتن مزایای مدیریت زمان، بیایید به چند روش برای مدیریت موثر زمان نگاه کنیم:
1. اهداف را به درستی تعیین کنید
اهدافی را تعیین کنید که قابل دستیابی باشند. هنگام تعیین اهداف از روش SMART استفاده کنید. در اصل، مطمئن شوید که اهدافی که تعیین می کنید خاص، قابل دستیابی، مرتبط و به موقع هستند.
2. عاقلانه اولویت بندی کنید
اولویت بندی وظایف بر اساس اهمیت و فوریت. به عنوان مثال، به وظایف روزانه خود نگاه کنید و تعیین کنید که عبارتند از:
مهم و فوری: این کارها را فورا انجام دهید.
مهم اما فوری نیست: تصمیم بگیرید که چه زمانی این وظایف را انجام دهید.
فوری اما مهم نیست: در صورت امکان این وظایف را محول کنید.
فوری و مهم نیست: این موارد را کنار بگذارید تا بعداً انجام دهید.
3. یک محدودیت زمانی برای تکمیل یک کار تعیین کنید
تعیین محدودیت های زمانی برای تکمیل وظایف به شما کمک می کند تمرکز و کارایی بیشتری داشته باشید. انجام یک تلاش اضافی کوچک برای تصمیم گیری در مورد زمان مورد نیاز برای هر کار نیز می تواند به شما کمک کند تا مشکلات احتمالی را قبل از بروز آنها تشخیص دهید. به این ترتیب می توانید برای مقابله با آنها برنامه ریزی کنید.
به عنوان مثال، فرض کنید برای یک جلسه باید پنج نظر را به موقع بنویسید. با این حال، متوجه می شوید که فقط می توانید چهار مورد از آنها را در مدت زمان باقی مانده قبل از جلسه انجام دهید. اگر از قبل از این واقعیت آگاه شده باشید، ممکن است بتوانید به راحتی نوشتن یکی از نظرات را به شخص دیگری واگذار کنید. با این حال، اگر از قبل به خود زحمت نداده بودید که وظایف خود را بررسی کنید، ممکن بود تا یک ساعت قبل از جلسه متوجه مشکل زمانی خود نشده باشید. در آن مرحله، یافتن شخصی که یکی از بررسی‌ها را به او محول کند، بسیار دشوارتر است.
4. بین کارها استراحت کنید
هنگامی که بسیاری از کارها را بدون استراحت انجام می دهید، حفظ تمرکز و انگیزه سخت تر است. بین کارها کمی استراحت کنید تا سرحال شوید. چرت کوتاهی، پیاده روی کوتاه می تواند یک استراحت خوب باشد.
5. خود را سازماندهی کنید
از تقویم خود برای مدیریت طولانی مدت زمان بیشتر استفاده کنید. ضرب‌الاجل‌های پروژه‌ها یا کارهایی که بخشی از تکمیل کل پروژه هستند را بنویسید. به این فکر کنید که چه روزهایی ممکن است برای اختصاص دادن به کارهای خاص بهتر باشد. برای مثال، ممکن است لازم باشد در روزی که می‌دانید مدیر مالی شرکت در دسترس است، جلسه‌ای برای بحث در مورد جریان نقدی برنامه‌ریزی کنید.
6. وظایف/ فعالیت های غیر ضروری را حذف کنید
حذف فعالیت ها یا وظایف اضافی مهم است. تعیین کنید چه چیزی مهم است و چه چیزی سزاوار وقت شماست. حذف کارها/ فعالیت های غیر ضروری، زمان بیشتری را برای صرف چیزهای واقعاً مهم آزاد می کند.
7. از قبل برنامه ریزی کنید
مطمئن شوید که هر روز را با یک ایده روشن از آنچه که باید انجام دهید شروع می کنید – آنچه باید در آن روز انجام شود. در نظر داشته باشید که در پایان هر روز کاری، فهرست کارهای خود را برای روز کاری بعدی بنویسید. به این ترتیب می توانید صبح روز بعد به زمین بخورید.
پیامدهای مدیریت ضعیف زمان
1. گردش کار ضعیف
ناتوانی در برنامه ریزی از قبل و پایبندی به اهداف به معنای بازدهی ضعیف است. به عنوان مثال، اگر چندین کار مهم برای تکمیل وجود داشته باشد، یک برنامه موثر این است که وظایف مرتبط را با هم یا به صورت متوالی تکمیل کنید. با این حال، اگر از قبل برنامه‌ریزی نکنید، ممکن است مجبور شوید در انجام کار خود به عقب و جلو بپرید، یا به عقب برگردید.
2. اتلاف وقت
مدیریت ضعیف زمان منجر به اتلاف زمان می شود. به عنوان مثال، با صحبت با دوستان در شبکه های اجتماعی در حین انجام یک تکلیف، حواس خود را پرت می کنید و زمان را تلف می کنید.
3. از دست دادن کنترل
با ندانستن وظیفه بعدی، از دست دادن کنترل زندگی خود رنج می برید. که می تواند به سطوح بالاتر استرس و اضطراب کمک کند.
4. کیفیت پایین کار
مدیریت ضعیف زمان معمولاً باعث می شود کیفیت کار آسیب ببیند. به عنوان مثال، عجله برای انجام وظایف در آخرین لحظه معمولاً کیفیت را به خطر می اندازد.
5. شهرت ضعیف
اگر مشتریان یا کارفرمای شما نتوانند برای انجام به موقع وظایف به شما تکیه کنند، انتظارات و تصورات آنها از شما تحت تاثیر قرار می گیرد. اگر مشتری نتواند برای انجام کاری به موقع به شما تکیه کند، احتمالاً تجارت خود را به جای دیگری خواهد برد.