منظور از تفویض اختیار چیست؟

تفویض اختیار به تقسیم کار، مسئولیت و تصمیم گیری اشاره دارد. این فرآیند سازمانی یک مدیر است که کار خود را بین همه افرادش تقسیم می کند. این شامل مسئولیت دادن به آنها برای انجام وظایفی است که به آنها تفویض شده است به روشی که صلاح می دانند.

در بهترین حالت، تفویض اختیار به افراد قدرت می‌دهد تا کاری را که برای آن مناسب‌تر هستند، انجام دهند. این به آنها اجازه می دهد تا بیشتر روی کار سرمایه گذاری کنند و مهارت ها و توانایی های خود را توسعه دهند. همچنین به مدیر اجازه می دهد تا کارهای مهم دیگری را انجام دهد که ممکن است استراتژیک تر یا سطح بالاتر باشد.

تفویض اختیار همچنین می‌تواند کارایی را با پاسخگویی بیشتر کارکنان نسبت به کار و فعالیت‌های خود بهبود بخشد. زمان و انرژی کمتری صرف نظارت و مدیریت کارکنانی می شود که توانمند و شایسته هستند. در نتیجه تیم شما توانمندتر و قادر به دستیابی به عملکرد بالاتر می شود. تفویض اختیار به این معناست که به فرد دیگری اعتماد کنید تا بخش‌هایی از کار شما را انجام دهد و آن‌ها را با موفقیت انجام دهد.

سه عنصر اصلی در تفویض اختیار وجود دارد:

1. اختیار

در چارچوب یک شرکت، اختیار، قدرت و حق یک فرد برای استفاده و تخصیص کارآمد منابع خود است. این شامل توانایی تصمیم گیری و دستور دادن برای دستیابی به اهداف سازمانی است. این جزء باید همیشه به خوبی تعریف شود. هر کسی که دارای اختیار است باید دامنه اختیارات خود را بداند.

اساساً این حق فرمان دادن است، به این معنی که مدیریت سطح بالا همیشه بیشترین اختیار را دارد. بین اختیار و مسئولیت رابطه همزیستی وجود دارد. پس اقتدار، به ویژه اختیار در مدیریت، در صورت موفقیت آمیز انجام وظیفه، باید همواره با همان میزان مسئولیت همراه باشد.

2. مسئولیت

این به ویژگی ها و محدوده فرد برای تکمیل وظیفه محول شده اشاره دارد. مسئولیت بدون اختیار کافی می تواند منجر به موارد زیر شود:

• نارضایتی
• درگیری
• ناامیدی برای فرد

در حالی که اقتدار از بالا به پایین جریان دارد، مسئولیت از پایین به بالا جریان دارد. مدیریت میانی و مدیریت سطح پایین مسئولیت بیشتری بر عهده دارند.

3. مسئولیت پذیری

برخلاف اختیار و مسئولیت، مسئولیت پذیری قابل تفویض نیست. بلکه در ذات خود اعطای مسئولیت است. هرکسی که برای انجام وظیفه ای تصمیم می گیرد و در یک شرکت کار می کند، در قبال نتیجه تلاش های خود مسئول می شود.

پاسخگویی به طور خلاصه به معنای پاسخگو بودن برای نتیجه نهایی است. مسئولیت پذیری ناشی از مسئولیت است. اقتدار رو به پایین جریان دارد، در حالی که مسئولیت پذیری به سمت بالا جریان دارد. جریان نزولی اختیار و جریان رو به بالا مسئولیت پذیری باید در هر موقعیت از سلسله مراتب مدیریت یکسان باشد.

اهمیت تفویض اختیار

تحقیقات نشان داده است که تفویض اختیار کارایی یک مجموعه را بهبود می‌بخشد.  مطالعه ای توسط هاروارد بیزینس ریویو نشان داد که تفویض اختیار در واقع می تواند درآمد و کارایی کلی سازمان ها را افزایش دهد.

نه تنها تفویض اختیار دیگران را در سازمان توانمند می کند، بلکه به بهینه سازی عملکرد گروه نیز کمک می کند. تفویض اختیار تیم شما را توانمند می کند، اعتماد ایجاد می کند و انگیزه می دهد. تفویض اختیار همچنین راهی برای کشش و توسعه افراد در کار است.

واگذاری وظایف می تواند حجم کار شما را کم کند.  تفویض اختیار همچنین می‌تواند نشانه روشنی باشد که به توانایی‌های زیردستان خود احترام می‌گذارید و به صلاحدید آنها اعتماد دارید.

نحوه تفویض مسئولیت

روش های مختلفی وجود دارد که می توانید بسته به نیاز محل کار خود مسئولیت ها را به کارمندان منتقل کنید. می توانید از انواع تفویض اختیارات زیر برای واگذاری وظایف به اعضای مختلف تیم در محل کار استفاده کنید:

بخش ها

شما می توانید نظارت یک بخش خاص را به کارمند دیگری واگذار کنید. به عنوان مثال، اگر شما یک مدیر عامل هستید، می توانید اختیارات کل بخش بازاریابی را به مدیر بازاریابی واگذار کنید.

پروژه ها

شما می توانید یک کارمند یا گروهی از کارمندان را برای تکمیل یک پروژه خاص از ابتدا تا انتها تعیین کنید. به عنوان مثال، مدیر بازاریابی می تواند یک کمپین تبلیغاتی را به مدیر پروژه یا سرپرست پروژه اختصاص دهد. سپس مدیر پروژه تیمی از نویسندگان و طراحان را برای همکاری در پروژه گرد هم می آورد. هر یک از این همکاران وظایف محول شده خاصی را انجام می دهند.

مدیر بازاریابی اختیارات را به سرپرست پروژه تفویض کرده است. اگر همه آنها ماهر باشند و با هدف و نتایج مورد نظر آشنا باشند، سرپرست پروژه ممکن است بیشتر به تیم واگذار شود. اگر همکاران عمدتاً فریلنسرها یا کارکنان جوان تر باشند، سرپرست پروژه ممکن است وظایفی را محول کند اما اختیارات خود را حفظ کند و بیشتر درگیر نظارت بر وظایف مختلف باشد.

تصمیم گیری

می توانید به یکی از کارمندان خود قدرت تصمیم گیری های خاصی بدهید تا بتوانید روی کار دیگر تمرکز کنید. به عنوان مثال، به عنوان یک مدیر بازاریابی، می توانید اختیاراتی را به دستیار مدیر بازاریابی تفویض کنید تا در صورت نیاز، کارمندانی را برای بخش استخدام کند.

تحلیل و بررسی

هنگامی که به اطلاعات بیشتری نیاز دارید، می توانید از کارمندان بخواهید تا تحقیقات دقیقی را در مورد موضوع انجام دهند. اگر مدیر پروژه بازاریابی هستید، می‌توانید از فردی در تیم تقاضا بخواهید که آمار جمعیتی را برای مخاطبان مورد نظر کمپین تبلیغاتی خود تحقیق کند.

فرآیندهای اداری

همچنین می‌توانید وظایف اداری مانند ورود داده‌ها را به سایر کارمندان محول کنید. به عنوان مثال، به عنوان مدیر بازاریابی، می توانید نظارت بر رسانه های اجتماعی را به یک دستیار بازاریابی اختصاص دهید.