برنامه ریزی چیست؟
برنامه ریزی فرآیند تعیین اهداف و مقاصد یک پروژه و تعیین منابع و اقدامات مورد نیاز برای دستیابی به آن اهداف است. برنامه ریزی عملکرد بنیادی مدیریت است که شامل تصمیم گیری از قبل، چه کاری باید انجام شود، چه زمانی انجام شود، چگونه انجام شود و چه کسی آن را انجام خواهد داد.
این یک فرآیند فکری است که اهداف یک سازمان را مشخص می کند و دوره های مختلف اجرا را توسعه می دهد که توسط آن سازمان می تواند به آن اهداف دست یابد. دقیقاً چگونگی دستیابی به یک هدف خاص را مشخص می کند. برنامه ریزی چیزی نیست جز فکر کردن قبل از اجرا. چرا که به ما کمک می‌کند تا نگاهی به آینده بیندازیم و از پیش تصمیم بگیریم که چگونه با موقعیت‌هایی که در آینده با آنها مواجه می‌شویم، برخورد کنیم. این شامل تفکر منطقی و تصمیم گیری منطقی است.
ویژگی های برنامه ریزی
کارکرد مدیریتی: برنامه ریزی اولین و مهمترین کارکرد مدیریتی است که پایه و اساس سایر وظایف مدیریت یعنی سازماندهی، کارکنان، هدایت و کنترل را فراهم می کند.
هدف گرا: بر تعریف اهداف سازمان، شناسایی مسیرهای اقدام جایگزین و تصمیم گیری برنامه اقدام مناسب که برای دستیابی به اهداف باید انجام شود، تمرکز دارد.
فراگیر: به این معنا که در تمام بخش ها وجود دارد و در تمام سطوح سازمان مورد نیاز است. اگرچه دامنه برنامه ریزی در سطوح و بخش های مختلف متفاوت است.
فرآیند مستمر: برنامه ها برای یک دوره خاص، مثلاً برای یک ماه، سه ماهه، سال و غیره ساخته می شوند. پس از اتمام آن دوره، با در نظر گرفتن الزامات و شرایط حال و آینده سازمان، برنامه های جدیدی ترسیم می شود. بنابراین، این یک روند مستمر است، زیرا طرح ها در چارچوب، اجرا شده و توسط طرح دیگری دنبال می شوند.
فرآیند فکری: این یک تمرین ذهنی است که شامل به کارگیری ذهن، فکر کردن، پیش بینی، تصور هوشمندانه و نوآوری و غیره است.
آینده نگر: در فرآیند برنامه ریزی، نگاهی گذرا به آینده می اندازیم. شامل نگاه به آینده، تجزیه و تحلیل و پیش بینی آن است تا سازمان بتواند به طور موثر با چالش های آینده روبرو شود.
تصمیم گیری: تصمیم گیری در مورد انتخاب روش های جایگزینی که می تواند برای رسیدن به هدف اتخاذ شود، گرفته می شود. جایگزین انتخاب شده باید در بین همه بهترین باشد، با کمترین تعداد پیامدهای منفی و بیشترین تعداد پیامدهای مثبت.
برنامه ریزی به تعیین اهداف و تدوین برنامه برای دستیابی به آنها مربوط می شود. این فعالیت به مدیران کمک می کند تا شرایط فعلی را تجزیه و تحلیل کنند تا راه های دستیابی به موقعیت مطلوب در آینده را شناسایی کنند. هم نیاز سازمان است و هم مسئولیت مدیران.
مراحل برنامه ریزی
با فرآیند برنامه ریزی، یک سازمان نه تنها بینش های آینده را به دست می آورد، بلکه به سازمان کمک می کند تا آینده خود را شکل دهد. برنامه ریزی موثر مستلزم سادگی برنامه است، یعنی برنامه باید به وضوح بیان شود و به راحتی قابل درک باشد، زیرا اگر طرح بیش از حد پیچیده باشد باعث ایجاد هرج و مرج در بین اعضای سازمان می شود. علاوه بر این، طرح باید تمام الزامات سازمان را برآورده کند.
انواع برنامه ریزی
چهار نوع برنامه ریزی وجود دارد:
- راهبردی
- عملیاتی
- تاکتیکی
- احتمالی
- برنامه ریزی استراتژیک
برنامه ریزی استراتژیک
عبارت است از تعیین جهت و اهداف شرکت و تخصیص منابع آن برای پیگیری آنها. این شامل تجزیه و تحلیل محیط رقابتی و شناسایی عوامل خارجی و داخلی است که می تواند بر سازمان تأثیر بگذارد.
برنامه ریزی عملیاتی
برنامه ریزی عملیاتی فرآیند تعریف اقدامات و منابع خاص مورد نیاز برای دستیابی به اهداف تعیین شده در برنامه استراتژیک است. این شامل توسعه برنامه ها و بودجه های دقیق برای اجرای استراتژی ها و تاکتیک های مشخص شده در برنامه استراتژیک و شناسایی و رسیدگی به هرگونه خطر یا چالش بالقوه ای است که ممکن است ایجاد شود.
برنامه عملیاتی شامل وظایفی از قبیل:
- پیاده سازی ویژگی های جدید.
- تخصیص منابع توسعه و تعیین اهداف و جدول زمانی برای توسعه ویژگی های جدید.
- تهیه بودجه برای آزمایش و تلاش های تضمین کیفیت.
- تعیین کارکنان برای نظارت بر توسعه و آزمایش ویژگی های جدید.
برنامه ریزی تاکتیکی
این روش برنامه ها و اقداماتی را برای دستیابی به اهداف تعیین شده در برنامه عملیاتی توسعه می دهد. که شامل تقسیم اهداف و مقاصد بزرگتر به وظایف کوچکتر و قابل مدیریت است که می توانند در یک بازه زمانی کوتاهتر، معمولاً از چند هفته تا چند ماه، تکمیل شوند. برنامه ریزی تاکتیکی شامل:
- توسعه کمپین های بازاریابی محتوا
- ترویج ویژگی های جدید
- واگذاری وظایف به توسعه دهندگان و غیره
برنامه ریزی اضطراری
برنامه ریزی اضطراری فرآیند شناسایی خطرات یا چالش های بالقوه ای است که ممکن است به وجود بیاید و برنامه هایی برای کاهش یا رسیدگی به آنها ایجاد شود.
اهمیت برنامه ریزی
- به مدیران کمک می کند تا عملکرد آینده را با تعیین اهداف و انتخاب یک مسیر قابل اجرا به نفع سازمان بهبود بخشند.
- با نگاه کردن به آینده، خطر و عدم اطمینان را به حداقل می رساند.
- هماهنگی فعالیت ها را تسهیل می کند. بنابراین، همپوشانی بین فعالیت ها را کاهش می دهد و کار غیرمولد را حذف می کند.
- از قبل بیان می کند که در آینده چه کاری باید انجام شود، بنابراین جهت اجرایی شدن هدف را فراهم می کند.
- فرصت ها و تهدیدهای آینده را آشکار و شناسایی می کند.
- استانداردهایی را برای کنترل تعیین می کند. عملکرد واقعی را با عملکرد استاندارد مقایسه می‌کند و تلاش‌هایی برای اصلاح آن انجام می‌شود.
ما نیاز به برنامه ریزی داریم زیرا آینده بسیار نامشخص است و هیچ کس نمی تواند آینده را با دقت 100% پیش بینی کند، زیرا شرایط در هر زمان ممکن است تغییر کند. از این رو، برنامه ریزی لازمه اساسی هر سازمان برای بقا، رشد و موفقیت است.