تکنیک های برنامه ریزی چیست؟
برنامه ریزی یک مسئولیت حیاتی برای مدیریت است. شرکت‌ها از تکنیک‌های خاص برنامه‌ریزی در مدیریت برای ایجاد برنامه‌های مؤثر استفاده می‌کنند، زیرا بدون برنامه‌های مؤثر، کسب‌وکارها نمی‌توانند موفق شوند.
روش های مختلفی برای برنامه ریزی وجود دارد که هر کدام مزایا و معایب خاص خود را در موقعیت های مختلف دارند. هیچ تکنیکی برای هر موقعیتی مناسب نخواهد بود، در واقع تعدادی از این تکنیک ها معمولا برای یک استراتژی کلی موفق مورد نیاز خواهند بود. روش‌های مختلفی برای پوشش بازه‌های زمانی مختلف، حوزه‌های کسب‌وکار و استفاده از مجموعه‌های مهارتی مختلف استفاده می‌شود. در ادامه به انواع برنامه ریزی ها و اهمیت آنها خواهیم پرداخت.
برنامه ریزی استراتژیک
هدف برنامه‌ریزی استراتژیک این است که اطمینان حاصل شود که کارکنان و سایر ذینفعان همه در جهت یک هدف مشترک کار می‌کنند و انرژی، تمرکز و منابع آنها همگی در راستای این هدف هستند.
توافق‌هایی درباره جهتی که سازمان می‌خواهد در آن حرکت کند و اینکه چگونه هر مشارکت‌کننده می‌تواند اطمینان حاصل کند که این اتفاق می‌افتد، بسته می‌شود. علاوه بر هدف کلی و نحوه رسیدن آنها به آن، یک برنامه استراتژیک همچنین اغلب چگونگی سنجش موفقیت استراتژی را مشخص می کند.
برنامه ریزی اقدام
برخلاف برنامه ریزی استراتژیک، این نوع برنامه ریزی به مراتب بیشتر بر فعالیت های روزمره متمرکز است. فعالیت های فردی، تیمی یا پروژه در یک جدول زمانی سازماندهی و تنظیم می شوند. این کمک می کند تا به جای تمرکز بر روی هدفی بزرگتر، توجه را بر روی کار مورد نظر متمرکز کنید.
این موضوع باعث افزایش سطح انگیزه و کارایی می شود و همچنین ابزار مفیدی برای نظارت و ارزیابی پس از اتمام کار فراهم می کند. جزئیات خاصی برای سطح اینکه چه کسی در کجا، چه زمانی و مقدار دقیق منابع مورد نیاز خواهد بود برنامه ریزی شده است.
برنامه ریزی تاکتیکی
این نوع برنامه ریزی بر اساس برنامه راهبردی از قبل تعیین شده، با تقسیم وظایف به اقدامات و برنامه های کوتاه مدت است. معمولاً توسط مدیران سطوح پایین تر تهیه می شود، زیرا آنها دانش بهتری از بخش های خود و اجرای روزمره کسب و کار دارند. سطح جزئیات اضافی در یک برنامه تاکتیکی کارایی را افزایش می دهد و به افراد و تیم ها کمک می کند تا بدانند دقیقاً چه چیزی از آنها خواسته می شود.
برنامه ریزی عملیاتی
این نوع برنامه ریزی، عملکردهای مختلف کسب و کار، به عنوان مثال منابع انسانی یا بازاریابی، را با اهداف و مقاصد کلی یک سازمان هماهنگ می کند. این شامل سطوح برنامه ریزی منابع، فرآیندها، جایی که افراد مورد نیاز هستند و بودجه بخش می باشد.
این تکنیک برای هر بخش جداگانه، اما همچنین یکپارچگی کلی در کسب و کار مهم است، اطمینان حاصل می شود که هر حوزه از یک استراتژی پوشش داده شده است و هیچ دو بخش روی یک پروژه کار نمی کنند. سادگی و وضوح کلیدی است زیرا طرح باید به راحتی درک شود و در سراسر سازمان توزیع شود.
برنامه ریزی مبتنی بر فرض (ABP)
همه برنامه ها در مورد آینده مفروضاتی را ایجاد می کنند و شناسایی این مفروضات برای هر برنامه ای بسیار مهم است. در سناریویی که هر فرضی رخ نمی‌دهد، سازمان باید برنامه‌هایی برای واکنش به این موضوع داشته باشد. هنگامی که این مفروضات شناسایی شدند، مهم است که شناسایی کنیم که در صورت شکست، کدامیک بیشترین تأثیر را بر تجارت خواهد داشت. سپس می‌توان «نشانه‌های راهنما» را برای نظارت بر هرگونه مشکل احتمالی تنظیم کرد و اقداماتی را برای مدیریت مفروضات انجام شده، انجام داد.
در نهایت، اقدامات پوشش ریسک می‌تواند برای آماده‌سازی برای نمونه‌ای که مفروضات شکست می‌خورند انجام شود. همانطور که محیط کسب و کار غیرقابل پیش بینی تر می شود و ABP بی ثبات برای استراتژی ها بسیار مهم شده است.
برنامه ریزی اضطراری
این نوع برنامه ریزی شامل آماده شدن برای بدترین حالت ممکن است. همه استراتژی ها زمانی که تحت تأثیر عوامل داخلی یا خارجی قرار می گیرند، پتانسیل شکست را دارند. ممکن است یک تامین کننده به طور ناگهانی تعطیل شود، آسیب یا از دست دادن دارایی یا تغییر در قوانین دولتی باشد.
این رویدادها اغلب اجتناب ناپذیر هستند، و از این رو به جای تلاش برای جلوگیری از آنها، باید برای رخداد آنها برنامه ریزی کرد. در مرحله اول، ارزیابی ریسک باید انجام شود و بیشترین خطر بالقوه برای کسب و کار را برجسته کند.
هنگامی که ریسک ها برجسته شدند، می توان در صورت وقوع، برنامه هایی برای آنها تهیه کرد، اقدامات مورد نیاز، محرک های رویدادها، چارچوب های زمانی برای اقدام و بودجه بندی را مشخص کرد. طرح‌های اضطراری اغلب با تکمیل استراتژی استفاده نمی‌شوند و از این رو توسط بسیاری از شرکت‌ها نادیده گرفته می‌شوند، اما شروع یک استراتژی بدون داشتن یک استراتژی، خطری جدی برای هر کسب‌وکاری دارد. اگرچه به ندرت مورد استفاده قرار می‌گیرند، اما در صورت استفاده از آنها معمولاً در شرکت‌ها مقدار زیادی پول صرفه‌جویی می‌کنند.
تکنیک های برنامه ریزی در مدیریت
فنون برنامه ریزی در مدیریت روشهایی هستند که کارکنان برای تهیه یا ارزیابی یک برنامه از آن استفاده می کنند. هیچ تکنیکی برای همه سناریوها مناسب نیست، اما ترکیبی از تکنیک ها برای برنامه ریزی موثر مورد نیاز است. پنج تکنیک مهم برنامه ریزی عبارتند از:
- پیش بینی
- تحلیل SWOT
- برنامه ریزی سناریو
- محک زدن
- برنامه ریزی اضطراری
تکنیک‌های برنامه‌ریزی ذکر شده در بالا می‌تواند به افراد در ایجاد برنامه‌های مؤثری که برای دستیابی به اهداف سازمانی استفاده می‌شوند، کمک کند.
تبیین فنون برنامه ریزی در مدیریت
برای بررسی این پنج تکنیک برنامه ریزی، اجازه دهید ابتدا مفهوم اصلی تکنیک های برنامه ریزی را درک کنیم. فنون برنامه ریزی در مدیریت روشهایی هستند که کارکنان برای تهیه یا ارزیابی یک برنامه از آن استفاده می کنند. بنابراین، زمانی که مدیران یا برنامه ریزان برنامه ای را طراحی می کنند، تکنیک های متعددی را برای رسیدن به برنامه نهایی در برنامه اعمال می کنند.
تکنیک های تحلیلی مختلفی در اختیار آنها وجود دارد که شرکت ها از آنها برای تهیه یک برنامه موثر استفاده می کنند. مدیریت برنامه‌ای می‌خواهد که نوسانات بازار، روندهای داخلی و خارجی و تهدیدات رقبا را در بر گیرد. همچنین باید با حداقل منابع به اهداف دست یابد. تکنیک های برنامه ریزی مدیریت به تصمیم گیری در مورد مسیر اقدام و ارزیابی اثرات آن اقدامات بر کسب و کار کمک می کند.
پیش بینی
در فرآیند برنامه ریزی، مدیریت باید پیش از وقوع رویدادهای آتی، پیش بینی هایی را انجام دهد. این پیش بینی از امور آینده را پیش بینی می نامند. پیش‌بینی فرآیندی سیستماتیک برای محاسبه احتمال رویدادهای مربوطه در آینده است. برآورد بر اساس تفسیر رویدادهای گذشته و حال است. با این حال، پیش بینی ها 100٪ درست نیست و احتمال انحراف از رویدادهای واقعی آینده وجود دارد.
بنابراین، داده های گذشته و حال به پیش بینی کمک می کنند زیرا نمی توان آینده را بدون دانستن گذشته آن پیش بینی کرد. پیش بینی روندهای فعلی، عملکرد گذشته و تغییرات پیش بینی شده در رفتار را در نظر می گیرد.
برنامه ریزی بلند مدت همچنین شامل پیش بینی شرایط سیاسی، اجتماعی و اقتصادی است. سازمان ها باید عملیات تجاری، پرسنل مورد نیاز، بودجه مورد نیاز و سایر عملیات مدیریتی خود را پیش بینی کنند.
اگرچه مدیران سهم خود را در پیش بینی انجام داده اند، اما نمی توانند کاملاً آرام باشند. آنها باید پیش بینی ها را رصد و بررسی کنند. نکته مهم دیگر کاهش حدس و گمان و استفاده از ابزارها و تکنیک های تحلیلی برای پیش بینی های دقیق است.
پیش بینی یک تکنیک برنامه ریزی حیاتی در مدیریت است زیرا هیچ برنامه ای بدون پیش بینی رویدادهای آینده تهیه نمی شود. بنابراین، می توانید پیش بینی خط پایه فرآیند برنامه ریزی را در نظر بگیرید.
می توان پیش بینی را در پنج نکته ساده درک کنید:
- رویدادهای آینده را پیش بینی می کند
- مسیر آینده را طراحی می کند
- بر اساس رفتارهای گذشته و حال
- تا چه حد معتبر است
- به ابزارهای تحلیلی و ریاضی نیاز دارد
تحلیل SWOT
SWOT مخفف نقاط قوت، ضعف، فرصت ها و تهدیدها است. این تجزیه و تحلیل مکانیزمی برای تجزیه و تحلیل مثبت رقابتی یک شرکت است. عوامل داخلی و خارجی را بررسی می کند و همچنین پتانسیل فعلی و آینده را تعیین می کند.
نقاط قوت
نقاط قوت یک شرکت توصیف می کند که آن شرکت در کدام بخش خوب عمل می کند. همچنین توضیح می دهد که چه چیزی آن سازمان را از سایرین جدا می کند؟ این می تواند هر چیزی مانند کیفیت محصول، قیمت پایین، خدمات مشتری، برند قوی، صادرات و غیره باشد.
نقاط ضعف
نقاط ضعف، نقاطی هستند که سازمان را از دستیابی به حداکثر پتانسیل خود باز می دارند. از این رو، کسب و کارها برای موفقیت بیشتر باید این حوزه ها را بهبود بخشند. این می تواند گردش مالی زیاد، کمبود منابع و غیره باشد.
نقاط قوت و ضعف عوامل درونی شرکت هستند، در حالی که فرصت ها و تهدیدها عوامل بیرونی هستند.
فرصت ها
فرصت ها عوامل بیرونی هستند که یک شرکت می تواند از آنها به نفع خود استفاده کند و عملیات خود را بهتر کند. یک کسب و کار باید از نقاط قوت خود برای استفاده از فرصت ها استفاده کند.
به عنوان مثال، پیشرفت فناوری، بازارهای بالقوه جدید، یا یارانه های دولت برخی از فرصت ها هستند.
تهدیدها
تهدیدها عواملی هستند که می توانند به بهره وری یک شرکت آسیب بزنند. روش های مختلفی برای برنامه ریزی وجود دارد که هر کدام مزایا و معایب خاص خود را در موقعیت های مختلف دارند. هیچ تکنیکی برای هر موقعیتی مناسب نخواهد بود، در واقع تعدادی از این تکنیک ها معمولا برای یک استراتژی کلی موفق مورد نیاز خواهند بود.
روش‌های مختلفی برای پوشش بازه‌های زمانی مختلف، حوزه‌های کسب‌وکار و استفاده از مجموعه‌های مهارتی مختلف استفاده می‌شود.
برنامه ریزی سناریو
برنامه ریزی سناریو مکانیزمی است که در آن سناریوهای مختلف بر اساس اتفاقات پیش بینی شده ساخته می شوند. سپس مدیریت تصمیم می گیرد که در صورت اجرای یک سناریوی خاص در آینده، چگونه عمل کنند.
این روش به متخصصان این امکان را می دهد که از قبل در مورد اینکه اگر آینده به روشی خاص پیش می رود چگونه واکنش نشان می دهند فکر کنند. از این رو، برنامه ریزی سناریو کمک می کند تا یک برنامه با تغییرات بیرونی و داخلی سازگار شود. جلسات برنامه ریزی برای ایده پردازی و طرح ریزی یک برنامه برگزار می شود.
بنابراین، کسب‌وکارها باید سناریوهایی بسازند که شامل تغییرات بازار، رویدادهای محیطی، مشکلات زنجیره تامین، کمبود سرمایه و غیره باشد. بنابراین، هنگامی که چنین سناریویی در آینده اجرا می‌شود، شرکت از قبل برنامه‌ای برای پاسخگویی موثر و سریع دارد.
برنامه ریزی سناریو به اجتناب از ریسک کمک می کند و فرصت های بیشتری برای مقابله ایجاد می کند. شما باید سناریوهایی بسازید که به اندازه کافی دقیق باشند تا موفقیت طرح را مشخص کند. شما می توانید برنامه ریزی سناریو را در مراحل ساده زیر درک کنید:
- سناریوهای آینده را طوفان فکر کنید
- نیروهای محرک را شناسایی کنید
- یک سناریو توسعه دهید
- یک سناریو را ارزیابی کنید
- بر این اساس استراتژی ها را بسازید
محک زدن
بنچمارک روشی است که در آن یک شرکت موفقیت خود را در مقابل شرکت های مشابه می سنجد. محصولات، خدمات و فرآیندها در مقایسه با شرکت های پیشرو برای تعیین شکاف تخمین زده می شوند. بنابراین، محک زدن شکاف های عملکردی را شناسایی می کند که با بهبود عملکرد ما کاهش می یابد.
بنچمارک بینشی در مورد چگونگی بهبود فرآیندها یا محصولات خود می دهد. می توانید با تعیین شرکت های پیشرو به عنوان معیار، زمینه های بهبود را شناسایی کنید. ممکن است بسته به عملکرد خود به بهبودهای جزئی یا بهبودهای چشمگیر نیاز داشته باشید.
اگر یک شرکت از محک زدن به عنوان تکنیک برنامه ریزی خود استفاده کند، باید شرکت پیشرو را که با آن عملکرد خود را اندازه گیری می کند، مشخص کند. پس از تعیین معیار، اهداف جدید و رقابتی تعیین کنید. اهداف باید دست یافتنی باشند؛ اهداف غیرواقع بینانه کارکنان را بی انگیزه می کند.
پس از تعیین اهداف واقع بینانه، تمام اطلاعات را در مورد نحوه اجرای فرآیندها توسط رقبا جمع آوری کنید. سپس داده ها را تجزیه و تحلیل کنید و مشخص کنید که کجا کسب و کار شما کم است. چگونه کسب و کار شما می تواند به سطح رقبا برسد؟ اما به یاد داشته باشید، هیچ شرکتی کامل نیست، بنابراین هنگام تجزیه و تحلیل داده ها ذهن خود را باز نگه دارید.
اهمیت فنون برنامه ریزی در مدیریت
به خوبی روشن شده است که فرآیند برنامه ریزی اهداف کسب و کار را تعیین می کند. هر کسب و کاری تمام تلاش خود را می کند تا به آن اهداف دست یابد. فرآیند برنامه ریزی باعث می شود که دستیابی به اهداف سیستماتیک و روان باشد. بنابراین، برای اینکه فرآیند برنامه ریزی بدون خطا باشد، شرکت ها از تکنیک های مختلفی که در بالا ذکر شد در فرآیند برنامه ریزی خود استفاده می کنند.
با استفاده از این تکنیک های برنامه ریزی، شرکت اطمینان حاصل می کند که هیچ جنبه ای از ریسک، رقابت، تغییرات محیطی، بلایای طبیعی، بی ثباتی سیاسی و غیره را از دست نمی دهد.
استفاده از همه این تکنیک ها در یک طرح محوری نیست. شاید یک یا دو روش برای تهیه یک برنامه کافی باشد، بسته به اینکه در مورد چه چیزی برنامه ریزی می کنید. هر روشی مزایا و معایب خود را ندارد. مدیران می توانند ارزیابی کنند که کدام تکنیک را برای برنامه ریزی موثر انتخاب کنند.
فنون برنامه ریزی در مدیریت روشهایی هستند که کارکنان برای تهیه یا ارزیابی یک برنامه از آن استفاده می کنند. هیچ تکنیکی برای همه سناریوها مناسب نیست، اما ترکیبی از تکنیک ها برای برنامه ریزی موثر مورد نیاز است.