فرآیند سیستم سازی در کسب و کار!
سیستم‌سازی شامل ساده‌سازی فرآیندهای کسبوکار است. در واقع سیستم سازی، بهینه‌سازی اجزای سیستم برای عملکرد بهتر است. به عبارت عامیانه تر، سیستم‌سازی کسبوکار توسعه یک دستورالعمل عملیاتی است که تمام جنبه‌های کسبوکار را در بر می‌گیرد.
برای دستیابی به این منظور باید موارد زیر را لحاظ کرد:
- از افراد بهتر، کاراتر و قوی‌تر استفاده کنیم
- تمام فعالیتها و فرایندهای کسبوکار را ثبت کنیم
- اسنادی تهیه کنیم که هر کسی مطابق آنها بتواند کسبوکار را پیش ببرد
- همچنین از ابزار و تجهیزات بهتر و حرفه‌ای‌تر استفاده کنیم تا سیستم ما بهتر کار کند
از این رو، استفاده از چنین سیستم هایی در ساختار و مدل کسب و کار برای افزایش بهره وری کلی مفید است. علاوه بر این، نظام‌بندی کسبوکار با حذف موانع برجسته در دستیابی به اهداف بلندمدت و کوتاه‌مدت مشکلات احتمالی را کاهش می‌دهد. با این وجود، اگر ندانید چگونه آن را به طور موثر و مناسب پیاده سازی کنید، ساده کردن کسب و کارتان پرهزینه، چالش برانگیز و زمان بر است.
فرآیند سیستم سازی کسب و کار نیز شامل موارد زیر است:
- ابتدا، حیاتی ترین رویه ها و فرآیندها را در شرکت خود شناسایی کنید.
- سپس آنها را به ترتیب فهرست کنید.
- آنها را برای حداکثر بهره وری و کارایی ساده کنید.
سیستم سازی یک فرآیند مداوم است. بنابراین، باید به طور دوره ای این فرآیند را بررسی کنید. به خصوص زمانی که کسب و کار در حال گسترش است.
مزایای سیستم سازی
سیستم‌سازی و ساده‌سازی کسبوکار ممکن است کمی زمان و تلاش نیاز داشته باشد. با این حال، این موضوع یکی از بهترین راه حل های موجود است که کسب‌وکارتان را کارآمد و سودآور می سازد. سیستماتیک کردن فرآیندها، رویه ها و گردش کار در کسب و کار به شما این امکان را می دهد که به موارد زیر دست یابید:
- به شما کمک می کند تا از طریق تفویض اختیار به طور موثر رهبری کنید
- ارتباطات را تسهیل می کند
- کارایی را افزایش می دهد
- عملکرد را افزایش می دهد
- سرعت رشد کسب و کار شما به شدت افزایش می یابد.
- تنش بین کارکنان از بین خواهد رفت چون همه چیز بر اساس سیستم پیش می رود نه نظر شخصی افراد.
- بهره وری و سرعت فعالیتها افزایش خواهد یافت چون موانع برداشته می شوند.
- فعالیتهای کلیدی با کیفیت بالایی به انجام خواهند رسید.
- کارمندان رشد خواهند کرد.
- محیط کار برای کارمندان لذتبخش خواهد شد.
- جلسات و تصمیم سازی ها بهتر و مدیریت شده برگزار خواهد شد.
بدون سیستم‌سازی مناسب کسبوکار، نمی‌توان به بالاترین پتانسیل، بهره‌وری، سودآوری و رضایت مشتری دست پیدا کرد.
نحوه اجرای سیستم سازی
در ادامه الگوریتم مربوط به سیستم سازی کسب و کار یا همان مراحل سیستم سازی معرفی خواهد شد. این الگوریتم شامل گامهای کلیدی زیر است:
- تعریف ارزشهای کسب و کار
- تعیین اهداف کسب و کار
- کشف سیستمهای وضع موجود
- مدلسازی سیستمهای وضع موجود
- مدلسازی سیستمهای وضع موجود
- استخراج فرایندهای وضع موجود هر سیستم
- مدلسازی فرایندهای وضع موجود هر سیستم
- تحلیل و بهبود فرایندهای موجود
- استخراج فرایندهای مطلوب
- اجرا کردن سیستمها و فرایندها
- پایش و کنترل سیستمها و فرایندها
ارزشهای کسب و کار
ارزشهای کسب و کار در واقع نحوه و چگونگی تعریف یک کسب و کار از اصول خود و ستونهای اصلی هویتش است. این تعاریف بر نحوه رفتار کسب و کار تاثیر می گذارد. هر کسب و کار دارای مجموعه ای منحصر به فرد از ارزشهای اصلی است و این ارزشها از چشم انداز آتی و فرایندهای تصمیم گیری درون سازمان حمایت می‌کنند. در این فاز ارزشهای اصلی کسب و کار تعیین می گردند.
استخراج اهداف
اهداف کسب و کار، اهداف استراتژیکی هستند که مدیریت شرکت برای مشخص کردن پیامدهای مورد انتظار و هدایت کارکنان تنظیم می‌کند. مزایای زیادی برای ایجاد اهداف استراتژیک وجود دارد. از جمله اینکه اهداف استراتژیک، وظایف کارکنان را هدایت می کنند، فعالیتها و وجود کسب و کار را توجیه می کنند، استانداردهای عملکرد را تعریف نموده و محدودیتهایی را برای پیگیری اهداف غیرضروری و ایجاد انگیزه های رفتاری فراهم می نمایند. در این فاز اهداف کسب و کار شامل چشمانداز، ماموریت، اهداف استراتژیک و سایر موارد لازم تهیه و تدوین خواهد شد.
کشف سیستمهای وضع موجود
هر کسب و کاری از تعدادی سیستم تشکیل شده است و هر سیستم از تعدادی زیرسیستم یا فرایند. در ابتدای راه و پس از تعیین ارزشها و اهداف، لازم است وضعیت موجود سیستمها و فرایندها را مشخص کنید. در واقع شناسایی وضع موجود و دانستن اینکه در حال حاضر کجا قرار داریم و کسب و کار ما از چه سیستمهایی تشکیل شده است یک گام کلیدی است.
مدلسازی سیستمهای وضع موجود
در گام بعدی پس از استخراج لیست سیستمهای موجود بهتر است آنها را مدلسازی کنید. در واقع هدف از مدلسازی در این مرحله این است که ارتباط این سیستمها با یکدیگر (ورودی و خروجیهای هر سیستم) و با موجودیتهای خارجی نمایش داده شود. منظور از موجودیت خارجی عناصر خارج از کسب و کار است که سیستمهای ما با آنها ارتباط دارند.
استخراج لیست فرایندهای وضع موجود هر سیستم
در این مرحله باید به سراغ جزئیات هر سیستم برویم یعنی فرایندهای هر سیستم را مشخص کنیم. برای این کار ابتدا یکی از سیستمها را انتخاب کنید و آن را به مراحل اصلی تقسیم کنید. مثلاً سیستم زنجیره تامین متشکل از فرایندهای درخواست کالا، خرید کالا، خرید خدمت، منبع یابی و ارزیابی تامین کنندگان است. این عمل را برای تمام سیستمهای خود انجام دهید تا لیستی از تمام فرایندهای موجود در آن سیستم را استخراج کنید.
مدلسازی فرایندهای وضع موجود هر سیستم
در این مرحله بر اساس لیست فرایندهای استخراج شده در مرحله قبل باید فرایندهای کسب و کار خود را مدل کنید. یک تصویر گویاتر از هزار کلمه است. همین یک دلیل برای مدلسازی فرایندها کافی است. در این بخش یک تکنیک خوب برای مدلسازی فرایندها آموزش داده خواهد شد.
تحلیل و بهبود فرایندهای موجود
در این مرحله فرایندها را مورد تحلیل قرار میدهیم و فرایندهای دارای مشکل را بهبود داده و مشکلات آنها را برطرف خواهیم کرد. البته این بدان معنی نیست که همه فرایندهای کسب و کار نیاز به بهبود دارند و ممکن است وضعیت فعلیشان قابل قبول باشد. البته بهبود یک چیز نسبی است و انتها ندارد ولی باید بتوانیم بین وضعیت همه فرایندها از نظر بهبود تعادل ایجاد کنیم.
استخراج فرایندهای مطلوب
این بخش مشخص می‌کند کدامیک از سیستمها و فرایندهای مطلوب که برای رشد کوانتومی کسب وکار شما نیاز است هنوز در کسب و کارتان شکل نگرفته است. در این گام باید فرایندهای مطلوبی که در حال حاضر در کسب و کار شما وجود ندارد شناسایی کرده و سپس بر اساس تکنیک اشاره شده نسبت به طراحی آنها اقدام کنید.
اجرا کردن سیستمها و فرایندها
تا اینجا حتی اگر بهترین سیستم ها و فرایندها را هم طراجی کرده باشید، بدون اجرایی شدن آنها کلی زحمت کشیده اید و یک مشت کاغذ و مستند تولید کرده اید.
حالا باید به این موضوع بپردازیم که چطور میتوانیم این فرایندها را در کسب و کارمان جاری نماییم. البته به این معنی نیست که فرایندها در حال حاضر در کسب و کارمان جاری نیستند زیرا کسب و کار در حال ادامه دادن به حیات خود از طریق همین فرایندها است ولی اجرای این فرایندها کند بوده و با لختی زیادی و خطای انسانی مواجه هستند. چند روش برای اجرای فرایندها و سیستمها وجود دارد که در این بخش به معرفی آنها خواهیم پرداخت.
پایش و کنترل سیستمها و فرایندها
با طراحی شاخص های کلیدی عملکرد در مراحل قبلی الگوریتم سیستم سازی و تعیین دوره‌های پایش، در این گام باید به اندازه‌گیری کارایی و اثربخشی سیستمها و فرایندها در دوره‌های زمانی تعیین‌شده پرداخت. با اندازه‌گیری کارایی، ورودی و مسیر اجرای فرایندها را پایش می‌کنیم و با اندازه‌گیری اثربخشی خروجی و تأثیرات بلندمدت فرایند را ارزیابی می‌کنیم.
چه افرادی به سیستم سازی کسب و کار نیاز دارند؟
افرادی که از وقفه‌های دائمی کارمندان در حین کار به ستوه آمده‌اند و مجبورند بخشی از تمرکز ذهنی خود را بر نظارت‌های سخت بر عملکرد کارمندان قرار دهند.
افرادی که به حفظ و رشد مستمر کسب و کار خود فکر می‌کنند و فقط دنبال آن نیستند که خود تمام کارها را انجام دهند و مالکیت شخصی خود را در تمام فرآیندها اعمال کنند. این افراد از طریق سیستم سازی کسب و کار از حداکثر توان کارکنان خود استفاده می‌کنند.
افرادی که ایده‌ها و برنامه‌های زیادی دارند و همیشه تصور کرده‌اند که به دلیل مشغله‌ی زیاد و نبود زمان کافی هیچ‌گاه نمی‌توانند به همه‌ی آنها برسند. سیستم سازی کسب و کار زمان و انرژی این دسته از افراد را بهینه کرده و به آنها فرصت رسیدگی به کارهای دیگر را می‌دهد.
افرادی که چند کسب و کار دارند و می‌خواهند همه‌ی آنها را با هم مدیریت کنند بدون آن که خود را از نزدیک درگیر جزیی ترین کارها نمایند.
افرادی که می‌خواهند علاوه بر حفظ کسب و کار خود آن را به نسل‌های بعد نیز منتقل کنند و نیروهای متخصص بپرورانند.