اهمیت برنامه ریزی در مدیریت!
برنامه ریزی مقدم بر سایر بخش های مدیریتی است. فرآیند مدیریت با برنامه ریزی آغاز می شود. سازماندهی کارکنان، هدایت و کنترل آنها وابسته به برنامه ریزی است. اگرچه همه بخش های مدیریت به هم مرتبط هستند و به یک اندازه مهم هستند ولی برنامه ریزی تابع اصلی است که سایر توابع پایه لازم را از آن می گیرند.
برنامه ریزی یک کارکرد فراگیر مدیریت است و در بخش های مختلف هر سازمان قابل اجرا است. به عنوان مثال، در یک سازمان صنعتی، فعالیت های برنامه ریزی در بخش هایی زیادی به کار می رود. از جمله:
- برنامه ریزی تولید
- برنامه ریزی مواد
- برنامه ریزی بازاریابی و فروش
- برنامه ریزی نیروی انسانی
- برنامه ریزی نگهداری و …
در برنامه ریزی باید چند سوال مطرح کرد. از جمله:
- چگونه باید انجام شود؟
- چرا باید انجام شود؟
- چه افرادی مسئول برنامه ریزی و اجرای آن هستند؟
- جایی که نیاز به برنامه ریزی دارد، کجاست؟
برنامه ریزی شکاف بین جایی که سازمان در حال حاضر در آن قرار دارد و جایی که باید در آینده باشد را پر می کند. همچنین ذکر این نکته ضروری است که برنامه ریزی و کنترل از هم جدا نیستند. در واقع آنها دوقلوهای مدیریت هستند. هرگونه تلاش برای کنترل بدون برنامه بی معنی است.
ابزارهای مختلفی وجود دارد که برنامه ریزی را کنترل و تحت تأثیر قرار می دهد. از جمله:
- استراتژی ها
- سیاست ها
- قوانین و مقررات
هدف از برنامه ریزی در مدیریت
برنامه ریزی به کارکنان سازمان جهت می دهد. هنگامی که کارکنان بدانند سازمان چه کاری باید انجام دهند و هدف مدیریت کجاست و چگونه می توانند به مقصد برسند:
- فعالیت های خود را هماهنگ می کنند
- با یکدیگر همکاری می کنند و آنچه را که برای دستیابی به اهداف لازم است انجام می دهند
بدون برنامه ریزی، کارمندان حتی ممکن است با هدف در تقابل باشند و سازمان را از دستیابی موثر به اهداف برنامه ریزی شده بازدارند.
انواع برنامه ریزی در مدیریت
برنامه ریزی به چهار نوع اصلی تقسیم می شود:
- برنامه ریزی استراتژیک
- برنامه ریزی تاکتیکی
- برنامه ریزی عملیاتی
- برنامه ریزی اضطراری
برنامه ریزی استراتژیک (Strategic Planning)
برنامه ریزی استراتژیک مانند یک نقشه راه برای آینده یک شرکت است. این نوع از برنامه ریزی در حوزه تعیین اهداف بلند مدت و تصمیم گیری در مورد جهت گیری کلی سازمان عمل میکند. در واقع به شرکت کمک میکند تا تلاش‌ها و منابع خود را بر روی مهم‌ترین هدف متمرکز کند. با اولویت‌بندی اهداف، شرکت می‌تواند در مسیر خود باقی بماند و در جهت دستیابی به جاه‌طلبی‌های بزرگ خود تلاش کند.
به عبارت ساده‌تر، یک برنامه استراتژیک مشخص میکند که یک شرکت می‌خواهد در آینده کجا باشد (مانند یک یا ده سال آینده) و اطمینان حاصل میکند که این اهداف با ماموریت و ارزش‌های اصلی شرکت مطابقت دارند. این نوع از برنامه معمولا چیزی است که مدیران ارشد روی آن کار می‌کنند.
برنامه ریزی تاکتیکی (Tactical Planning)
برنامه ریزی تاکتیکی بیشتر در مورد زمان حال و با تمرکز بر مراحل مورد نیاز برای حرکت به سمت اهداف استراتژیک است. مثل این است که سفر را به بخش‌های کوچک‌تر و قابل کنترل‌تر تقسیم کنید؛ مثلا بخش خرید بلیط، بخش رزرو هتل و بخش پیدا کردن جاذبه‌های گردشگری و گنجاندن در برنامه.
این مدل برنامه‌ریزی به سازمان‌ها کمک میکند تا جزئیات کارهایی را که باید در کوتاه‌مدت انجام شوند تا به اهداف بلندمدت خود برسند را بهتر تعیین کنند. بنابراین، برنامه‌ریزی تاکتیکی نحوه برنامه‌ریزی‌های کوتاه مدت و کوچک شرکت برای دستیابی به اهداف بزرگ است، مانند برنامه‌ریزی برای مدیریت و اجرای یک کمپین بازاریابی که بر عهده مدیران میانی است.
برنامه ریزی عملیاتی (Operational Planning)
برنامه ریزی عملیاتی مانند یک استراتژی روزانه برای حفظ یکپارچگی کارها است. این نوع از برنامه‌ریزی، برنامه‌های تاکتیکی را به اقدامات و اهداف خاص کوچک‌تر برای آینده نزدیک تبدیل میکند. درواقع آنها را به وظایف روزانه، هفتگی و ماهانه تبدیل میکند. این نوع برنامه ریزی نیز برای اینکه یک شرکت مطمئن شود به مسیر خود پایبند است، کلیدی است و به آن امکان می‌دهد بررسی کند که اوضاع چگونه پیش می‌رود و هر گونه ترفند مورد نیاز را در طول مسیر انجام دهد.
برنامه های عملیاتی همه در مورد فعالیت‌های منظمی هستند که باید هر روز اتفاق بیفتد تا از اجرای برنامه‌های تاکتیکی اطمینان حاصل شود. این برنامه می‌تواند شامل تنظیم برنامه‌های کاری، ایجاد قوانین یا دستورالعمل‌هایی برای کارمندان باشد که باید از آنها پیروی کنند و یا وظایف خاصی که در راستای اهداف تاکتیکی بزرگ‌تر هستند، مانند حدود وظایف یک اسکرام مستر که پیگیر تسک‌های اعضای تیم است.
برنامه ریزی اضطراری (Contingency Planning)
این نوع برنامه در واقع یک برنامه پشتیبان برای زمانی است که همه چیز آنطور که انتظار می‌رود پیش نمی‌رود. سازمان‌ها با داشتن یک برنامه ریزی اضطراری خود را برای غافلگیری‌ها یا تغییرات ناگهانی آماده می‌کنند. برنامه ریزی اضطراری به معنای ارائه استراتژی‌های پیش از موعد است تا یک شرکت بتواند به سرعت و به طور موثر به هر نوع موقعیت غیرمنتظره واکنش نشان دهد.
برنامه ریزی بر اساس چارچوب زمانی
برنامه های اضطراری یک شرکت را در حالت آماده باش قرار داده و تعیین میکند در صورت بروز مشکل هر کسی چه وظیفه‌ای دارد. این طرح می‌تواند شامل هر چیزی باشد مثل نحوه برخورد با کارکنانی که ممکن است به طور ناگهانی شرکت را ترک کنند، تا واکنش به بلایای طبیعی و رفع مشکلات نرم‌افزاری جدی. ایده این است که برای انواع مشکلات احتمالی برنامه‌ای داشته باشیم، بنابراین شرکت غافلگیر نشده و بدون توجه به اینکه چه اتفاقی می‌افتد، بتواند به کار خود ادامه دهد. سه نوع برنامه زمانی وجود دارد که عبارتند از:
۱. برنامه ریزی بلندمدت
۲. برنامه ریزی میان مدت
۳. برنامه ریزی کوتاه مدت
برنامه ریزی بلندمدت (Long-term Planning)
این نوع از برنامه‌ریزی شامل تعیین اهداف و استراتژی‌هایی می‌شود که برای چندین سال آینده هدف‌گذاری می‌کنند، که اغلب پنج تا ده سال یا بیشتر را شامل می‌شود. برنامه‌ریزی بلندمدت در مورد تعریف چشم انداز و ماموریت سازمان، تعیین اهداف گسترده و شناسایی ابتکارات عمده‌ای است که سازمان را به سمت وضعیت آینده‌اش سوق می‌دهد. در واقع برنامه‌ریزی بلند مدت یعنی درک این که سازمان می‌خواهد در آینده‌ای دور کجا باشد و یک نقشه‌ای برای رسیدن به آن تعیین کند. به عنوان مثال شرکت تعیین میکند که تا ده سال آینده بازار خود را در سطح جهانی گسترش دهد.
برنامه ریزی میان مدت (Medium-term Planning)
برنامه ریزی میان مدت معمولا یک تا پنج سال را در بر می‌گیرد. اینجاست که برنامه ریزی استراتژیک وارد عمل می‌شود و چشم انداز بلند مدت را به اهداف و برنامه‌های ملموس‌تر تبدیل میکند. برنامه ریزی استراتژیک بر تعیین اهداف خاص که سازمان را به سمت اهداف بلندمدت خود سوق می‌دهد، شناسایی اقدامات کلیدی، تخصیص منابع و تعیین جدول زمانی برای دستیابی تمرکز دارد. در واقع شکاف بین جایگاهی که سازمان در حال حاضر ایستاده است و جایی که هدف آن در میان مدت است را پر می کند. به عنوان مثال یک شرکت تعیین میکند تا ۵ سال آینده یک خط جدید از کالاهای سازگار با محیط زیست، قابل استفاده مجدد برای تنوع بخشیدن به محصولات و جذابیت برای مصرف کنندگان آگاه به محیط زیست معرفی کند.
۳. برنامه ریزی کوتاه مدت (Short-term Planning)
برنامه ریزی کوتاه مدت معمولا به یک بازه زمانی حداکثر یک ساله نگاه میکند که شامل برنامه ریزی‌های تاکتیکی می‌شود که اهداف استراتژیک را به برنامه‌ها، پروژه‌ها و ابتکارات عملی تقسیم میکند که می‌توانند در کوتاه مدت به انجام برسند. این نوع برنامه ریزی بر تخصیص منابع، تعیین اهداف بخش‌ها، و تشریح وظایف خاص متمرکز است. یک نمونه از برنامه ریزی کوتاه مدت می‌تواند ردیابی عملکرد فروش روزانه و هفتگی باشد، مثلا برای یک سال آینده هدف فروش را تنظیم کنید و عملکرد تیم فروش را از نزدیک نظارت کنید.
نتیجه
برنامه ریزی، برنامه های خاص یا برنامه های جهت دار ایجاد می کند. برنامه‌های خاص، برنامه‌هایی هستند که به وضوح تعریف شده‌اند که جایی برای تفسیر باقی نمی‌گذارند. برنامه‌های جهت‌دهی، برنامه‌های انعطاف‌پذیری هستند. اما مؤثرترین برنامه‌های جهت‌دهی کارکنان، بر فرهنگ سازمانی متمرکز است، همچنان که سیاست‌های کلی و خط‌مشی‌ها را هم مشخص میکند.